ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 августа 2006 г. № 201
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ,
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ РЕСПУБЛИКИ КОМИ, ОБРАЗОВАННЫХ
ГЛАВОЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ ИЛИ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
(в ред. Постановлений Правительства РК от 24.02.2009 № 34
,
от 01.03.2011 № 40
, от 22.05.2013 № 176
)
Правительство Республики Коми постановляет:
1. Утвердить Типовую инструкцию
по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - Типовая инструкция), согласно приложению.
2. Органам исполнительной власти Республики Коми, государственным органам Республики Коми, образованным Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы), до 1 октября 2006 г. привести инструкции по делопроизводству в государственных органах в соответствие с Типовой инструкцией
.
3. Установить, что проекты правовых актов, иные документы, направляемые в Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми после вступления в силу настоящего постановления, подлежат оформлению с учетом требований Типовой инструкции
.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Администрацию Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми.
(п. 5 в ред. Постановления
Правительства РК от 24.02.2009 № 34)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Глава Республики Коми
В.ТОРЛОПОВ
Утверждена
Постановлением
Правительства Республики Коми
от 18 августа 2006 г. № 201
(приложение)
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ РЕСПУБЛИКИ КОМИ,
ОБРАЗОВАННЫХ ГЛАВОЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ ИЛИ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
(в ред. Постановлений Правительства РК от 01.03.2011 № 40
,
от 22.05.2013 № 176
)
I. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - Типовая инструкция), разработана с учетом Порядка
внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденного Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80, и Регламента
Правительства Республики Коми, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 23 мая 2002 г. № 63.
1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы).
1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
К документу прикладывается конверт:
1) при отсутствии на документе адреса отправителя;
2) при получении документов из судебных органов;
3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма.
8.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в службу ДОУ.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются службой ДОУ.
8.6. Документы в электронном виде, поступающие в государственный орган, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде, и передаются на регистрацию в службу ДОУ.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству государственного органа с учетом функционирующих в государственном органе технических и программных средств.
8.7. Документы, указанные в пунктах 8.4
- 8.6
настоящего раздела, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.
В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.
8.8. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству государственного органа.
Рассмотренные руководством государственного органа документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
8.9. Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.
8.10. Оттиск печати государственного органа ставится на документах государственных органов, их копиях в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
8.11. В случае необходимости представления копии заверенного документа государственного органа на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствие копии документа подлиннику заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
"Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись И.О. Фамилия
17.07.2006 г.".
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати государственного органа.
8.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
2) слова "В дело";
3) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.13. Прохождение внутренних документов государственного органа на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
IX. Контроль исполнения документов
9.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в государственных органах определяются правовыми актами Правительства Республики Коми, а также инструкцией по делопроизводству в государственном органе.
9.2. Контроль исполнения документов в государственном органе включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
9.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
9.4. На документах, перечень которых утверждается руководителем государственного органа, в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", или словом "Контроль", или штампом "Контроль".
9.5. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте государственного органа структурным подразделением.
9.6. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю государственного органа, заместителям руководителя государственного органа и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем государственного органа.
9.7. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных (контрольная картотека).
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
X. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив государственного органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами и иными методическими рекомендациями в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
