Законодательство
Республики Коми

Воркутинский р-н
Вуктыльский р-н
Ижемский р-н
Интинский р-н
Княжпогостский р-н
Койгородский р-н
Коми республика
Корткеросский р-н
Печорский р-н
Прилузский р-н
Сосногорский р-н
Сыктывдинский р-н
Сыктывкар
Сысольский р-н
Удорский р-н
Усинский р-н
Усть-Вымский р-н
Усть-Куломский р-н
Усть-Цилемский р-н
Ухтинский р-н

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления






Коми91.txt.14927
Коми

РАСПОРЯЖЕНИЕ главы администрации МО "Город Усинск" от 19.09.2001 № 1099-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА И ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД УСИНСК"

Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено






ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГОРОД УСИНСК"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 сентября 2001 г. № 1099-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА И ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД УСИНСК"

В связи с изменениями в организационной структуре администрации муниципального образования "Город Усинск":
1. Утвердить Регламент администрации муниципального образования "Город Усинск" согласно приложению 1.
2. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации муниципального образования "Город Усинск" согласно приложению 2.
3. Руководителю общего отдела Смирновой Н.А. ознакомить руководителей структурных подразделений администрации с Регламентом и Инструкцией под роспись.
4. Руководителям структурных подразделений ознакомить подчиненных с Регламентом и Инструкцией.
5. Распоряжения главы администрации от 28 марта 1999 года № 28 "Об утверждении Регламента администрации муниципального образования "Город Усинск" и № 29 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации муниципального образования "Город Усинск" считать утратившими силу.

Глава администрации
Ф.МАРКОВ





Утвержден
распоряжением
главы администрации
МО "Город Усинск"
от 19 сентября 2001 г. № 1099-р
(приложение 1)

РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД УСИНСК"

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Администрация муниципального образования "Город Усинск" (далее - администрация города) является исполнительным органом муниципального образования "Город Усинск" и действует под непосредственным руководством главы администрации муниципального образования "Город Усинск".
2. Глава администрации муниципального образования "Город Усинск" (далее - глава администрации города) избирается на должность Советом муниципального образования "Город Усинск" (далее - Совет города) в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Усинск" на срок полномочий Совета города.
3. Структура администрации города утверждается главой администрации города по согласованию с Советом города.
4. Администрация города является юридическим лицом.
5. Администрация города действует на основании Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Коми, Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Закона Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми" и Устава муниципального образования "Город Усинск".
6. Глава администрации города своим распоряжением распределяет функциональные обязанности между своими заместителями и руководителем аппарата главы администрации города (далее - руководитель аппарата) с закреплением за ними структурных подразделений администрации города, подведомственных ей учреждений, а также общественных формирований.
7. Глава администрации города своим распоряжением определяет взаимозаменяемость главы и его заместителей на время их нахождения в отпуске, в командировке, болезни.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

6. На период отсутствия главы администрации его обязанности исполняет первый заместитель главы администрации или по распоряжению один из заместителей главы администрации города.

II. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Работа администрации города строится на основе квартальных планов администрации города, планов работы ее структурных подразделений и специалистов.
2. Квартальные планы работы администрации разрабатываются руководителем аппарата на основе квартальных планов структурных подразделений и специалистов администрации города и утверждаются главой администрации города не позднее чем за 10 дней до начала квартала.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

4. Квартальные планы структурных подразделений и специалистов администрации города, утвержденные главой администрации города или курирующим заместителем главы администрации города, предоставляются руководителю аппарата не позднее чем за 20 дней до начала квартала. Руководитель аппарата вправе вернуть план работы любого структурного подразделения или специалиста на доработку, если план выполнен не в соответствии с п. 5 данного Регламента.
5. В квартальных планах администрации города, ее структурных подразделений и специалистов обязательными являются разделы:
- общегородские мероприятия;
- вопросы, вносимые на рассмотрение сессий Совета города;
- вопросы, вносимые отделом на совещания при главе администрации города;
- работа комиссий;
- меры по стабилизации социально-экономического положения;
- контроль за ходом выполнения законодательных актов государственных органов власти, решений Совета, постановлений и распоряжений главы администрации города;
- работа с населением;
- выступления в средствах массовой информации;
- вопросы внутриаппаратной работы (учеба, семинары, методическая помощь);
- работа с кадрами.
Мероприятия, включенные в план структурного подразделения, по возможности должны быть с точным указанием даты их проведения.
6. Контроль за выполнением квартальных планов работы администрации города осуществляет руководитель аппарата. В конце квартала он доводит до сведения главы администрации города результаты его выполнения.
7. Контроль за выполнением планов департаментов, отделов и секторов осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения администрации и курирующий заместитель главы администрации города.
8. Заместители главы администрации города, руководитель аппарата и руководитель департамента представляют главе администрации города каждую пятницу план мероприятий и совещаний на следующую неделю как внеочередных, так и в рамках выполнения квартальных планов.

III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ИЗДАНИЯ И ДОВЕДЕНИЯ
ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

1. Глава администрации города в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения. Руководители самостоятельных структурных подразделений администрации города в пределах своей компетенции издают приказы.
2. Проекты постановлений и распоряжений готовятся руководителями структурных подразделений и специалистами администрации города согласно инструкции по делопроизводству администрации города.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ

1. Контроль за выполнением решений Совета муниципального образования "Город Усинск" (далее - Совет города), постановлений и распоряжений главы администрации города осуществляют в соответствии с резолюцией главы администрации его заместители и непосредственно руководители структурных подразделений администрации города.
2. По решениям Совета города, постановлениям и распоряжениям главы администрации города, взятым на контроль, структурные подразделения и специалисты администрации города разрабатывают календарный план практических мероприятий, утверждают его у курирующего заместителя главы администрации города, заводят накопительную папку.
3. В случаях, когда решения, постановления, распоряжения носят комплексный характер, глава администрации города определяет основное должностное лицо (заместителя главы, руководителя аппарата, руководителя департамента, отдела, сектора), которое осуществляет общий контроль исполнения.
4. Оперативный контроль за сроками исполнения документов федеральных и республиканских государственных органов власти осуществляет также общий отдел администрации.
5. Вопрос о состоянии контроля рассматривается на совещаниях при главе администрации города, как правило, каждый третий понедельник месяца.
6. Учет выполнения распорядительных документов с грифом "секретно" осуществляется работниками, имеющими допуск к этим документам. Информация о ходе выполнения этих документов представляется главе администрации города в установленные им сроки.
7. Снятие с контроля постановлений главы администрации осуществляется главой администрации города после выполнения всех указанных пунктов.
По истечении квартала руководители структурных подразделений и специалисты администрации города представляют в общий отдел завизированную курирующим заместителем главы администрации информацию о выполнении документа и необходимости снятия его с контроля.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

5.1. Работа с поступающей корреспонденцией:
1. Корреспонденция, поступающая в адрес администрации города, принимается и регистрируется в общем отделе, а корреспонденция, поступающая в адрес Совета города, принимается и регистрируется в организационном отделе в соответствии с утвержденной инструкцией о делопроизводстве. Корреспонденция, поступившая в адрес администрации города, передается главе администрации города и его заместителям в соответствии с их функциональными обязанностями для резолюции. Корреспонденция главе администрации города поступает через руководителя аппарата или руководителя общего отдела.
Резолюция на документах должна точно определять характер поручений: сроки исполнения и ответственных исполнителей.
2. Исполнители обязаны рассматривать поступающие к ним документы в указанные сроки, но не более одного месяца.
3. Контроль за исполнением служебных документов осуществляет общий отдел администрации города.
4. Снятие документов с контроля производится отметкой на карточке учета вышеназванным отделом по указанию главы администрации города, его заместителей и на основании поступивших от исполнителей справок, ответов, докладных записок о принятых мерах.
5. Подготовка проектов служебных писем в вышестоящие органы возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города. Подписываются эти документы главой администрации города, его заместителями и руководителем аппарата.
6. Руководитель общего отдела анализирует работу со служебными документами по итогам квартала и о результатах информирует руководителя аппарата.

VI. РАБОТА КОМИССИЙ ПРИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Для координации деятельности структурных подразделений администрации города, территориальных подразделений государственных органов Российской Федерации и Республики Коми, подведомственных организаций, расположенных на территории муниципального образования "Город Усинск", при администрации города создаются комиссии.
2. Основанием для создания комиссий являются законодательные акты Российской Федерации и Республики Коми, решения Совета города и нормативные акты главы администрации.
3. Порядок работы комиссий определяется нормативными актами Российской Федерации и Республики Коми, а в случае их отсутствия - положениями, утверждаемыми при создании комиссий.
4. Комиссии определяют периодичность своих заседаний. Даты проведения заседаний отражаются в соответствующем разделе квартальных планов работы администрации города.
5. Заседание комиссии считается правомочным при присутствии большинства членов комиссии. Ведет заседания председатель комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя.
6. Делопроизводство комиссии осуществляет секретарь комиссии, который также оповещает членов комиссии о дате и времени проведения заседания комиссии, оформляет протокол заседания комиссии.
7. Доведение решений комиссий до исполнителей возлагается на секретаря комиссии.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ
ОБРАЩЕНИЯМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ И ЖАЛОБАМИ ГРАЖДАН

1. Поступающие в администрацию города письма, заявления, жалобы граждан рассматриваются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и Республики Коми.
2. Регистрация этих документов производится общим отделом и выделена в отдельное делопроизводство.
В день поступления документы передаются главе администрации города, его заместителям и руководителю аппарата для соответствующей резолюции исполнителю. Руководители администрации города должны рассмотреть поступившую жалобу в день регистрации, но не позднее чем в 3-дневный срок.
Исполнителями по жалобам граждан не могут быть должностные лица, на действия которых поступила жалоба.
3. Рассмотрение письма, заявления, жалобы считается законченным, когда заявителю дан ответ о результатах рассмотрения.
4. В первый понедельник месяца общий отдел администрации города составляет сводку об исполнении предложений, заявлений, жалоб граждан и представляет ее главе администрации города и руководителю аппарата.
5. Прием граждан главой администрации города, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации проводится в дни и часы, установленные распоряжением главы администрации города.
6. Предварительные беседы с гражданами и запись на прием производятся ежедневно в отделе обращений граждан. На каждого посетителя, пришедшего на прием, заполняется карточка приема. Руководители структурных подразделений администрации города ведут учет приема граждан по журнальной системе.
7. Контроль за выполнением указаний, данных главой администрации города, его заместителями во время приема граждан, осуществляется руководителем отдела обращений граждан. Ежеквартально руководитель общего отдела составляет и доводит до сведения главы администрации города анализ работы с обращениями граждан. Кроме того, руководитель вышеуказанного отдела один раз в квартал направляет анализ поступивших в администрацию города предложений, заявлений и жалоб граждан в Администрацию Главы Республики Коми.

VIII. СОВЕЩАНИЯ ПРИ ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Совещания при главе администрации города в составе заместителей главы, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений и специалистов администрации города, а также руководителей муниципальных предприятий проводятся каждый понедельник месяца с 8 часов 30 минут в малом зале администрации города.
2. Тематика аппаратного совещания определяется организационным отделом на основании квартальных планов администрации города и предложений главы администрации города, его заместителей и руководителя аппарата. Руководители структурных подразделений и специалисты администрации города, включая в квартальный план вопрос для рассмотрения на совещании, должны соответствующим образом его подготовить. Выступающий должен иметь материал в отпечатанном виде и содержащий название темы выступления, краткое разъяснение по основным понятиям, отчет о проделанной работе или содержание проблемы, анализ и обобщение по положительным и отрицательным аспектам, замечания и предложения к нижестоящим и вышестоящим инстанциям, предложения по совершенствованию работы. Материал для выступления печатается, как правило, в объеме не более 5 листов.
3. Организационный отдел осуществляет приглашение на совещания и ведет учет посещений.
4. По ходу совещания составляется протокол, который оформляется руководителем общего отдела. К протоколу прилагаются материалы, подготовленные по рассматриваемым вопросам.
5. Совещания начинаются с информации о выполнении поручений предыдущих заседаний. Решения, принимаемые по обсуждаемым вопросам, могут ставиться на контроль. Материалы выступления по решению главы администрации города могут быть опубликованы в газете "Усинская новь".
6. При необходимости глава администрации города проводит встречу со всеми заместителями в сроки, установленные им.
7. Последний вторник каждого квартала проводится встреча руководителей администрации со всеми работниками администрации.
8. Заместители главы администрации и руководитель аппарата еженедельно проводят аппаратные совещания с руководителями подведомственных им структурными подразделениями администрации.
Дни, время, тематика таких совещаний определяются соответствующим заместителем.
9. Ежеквартально глава администрации города проводит совещание с главами администраций поселка и сельсоветов по вопросам организации их работы, взаимодействия с администрацией города.
10. Последний понедельник месяца глава администрации города проводит рабочее совещание с руководителями правоохранительных органов при участии всех своих заместителей.
11. Каждый понедельник с 17 часов проводятся оперативные совещания заместителей главы по вопросам координации своей деятельности.

IX. РАБОТА С КАДРАМИ

1. Подбор, расстановка кадров в администрации производятся главой администрации города с учетом мнений своих заместителей, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений администрации города.
2. Замещение штатных должностей администрации города может проходить на конкурсной основе. Глава администрации города своим распоряжением определяет должности на замещение по конкурсу, создает конкурсную комиссию и утверждает положение о ее работе.
3. Главы администраций поселка и сельсоветов назначаются и освобождаются от должности главой администрации города.
4. Ежегодно, до 10 ноября текущего года, главой администрации утверждается резерв на руководящие должности структурных подразделений администрации города, поселка и сельсоветов. Резерв подготавливается специалистом по кадровой работе с учетом мнения заместителей главы администрации города, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений администрации города.
5. Для изучения опыта и повышения квалификации работников администрации города руководитель аппарата по предложению главы и его заместителей составляет план командировок по Республике Коми и за ее пределы.
6. Руководители структурных подразделений администрации города по всем вопросам деятельности работают только с курирующим заместителем главы администрации.

X. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И СОВЕТА ГОРОДА

1. Взаимоотношения администрации города и Совета города регулируются Законом Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми" и Уставом муниципального образования "Город Усинск".
2. Вопросы для рассмотрения на сессиях Совета города и материалы к ним, подготовленные структурными подразделениями администрации города, предоставляются главе администрации города не позднее чем за 35 дней до заседания Совета.
3. Депутаты, Председатель Совета города, постоянные и временные комиссии, Президиум Совета города вправе требовать от администрации города представления в установленные ими сроки информации, проведения проверок по соответствующим вопросам, привлекать специалистов администрации города.
4. Поступающие для депутатов Совета города документы регистрируются в организационном отделе. Организационный отдел оказывает помощь депутатам Совета города в организации делопроизводства.
5. Контроль за исполнением своих решений Совет города может возложить как на органы Совета города, так и на администрацию города.

XI. О ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТЕ ГОРОДА, ЗВАНИИ "ПОЧЕТНЫЙ ГРАЖДАНИН
ГОРОДА УСИНСКА", БЛАГОДАРСТВЕННОМ ПИСЬМЕ

1. Почетными грамотами города награждаются граждане, предприятия, учреждения и организации, внесшие большой вклад в развитие города, на основании Положения о Почетной грамоте города, утвержденного Советом города.
2. За особые заслуги перед населением города гражданам может быть присвоено звание "Почетный гражданин города". Положение о звании разрабатывается и утверждается Советом города.
3. Многолетний и добросовестный труд гражданина на благо города может быть отмечен благодарственным письмом администрации города.
4. Подготовкой проекта постановления главы администрации города по награждению Почетной грамотой и благодарственным письмом занимается организационный отдел, который также организует торжественное вручение данных наград.
5. Наградные документы рассматриваются на заседании Президиума Совета города и передаются главе администрации города для окончательного принятия решения.
6. Наградные документы лиц, которым отказано в награждении Почетной грамотой, возвращаются организационным отделом заявителю.





Утверждена
распоряжением
главы администрации
МО "Город Усинск"
от 19 сентября 2001 г. № 1099-р
(приложение 2)

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД УСИНСК"

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального образования "Город Усинск" (далее - администрация города).
2. Документы администрации города являются ее собственностью, включаются в имущество администрации, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, Республики Коми, нормативно-правовыми актами главы администрации и данной Инструкцией.
3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на общий отдел и руководителей структурных подразделений администрации города.
Работники администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю аппарата главы администрации города (далее - руководитель аппарата) или руководителю общего отдела. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
4. Передача документов для служебного пользования, их копий работникам других предприятий, организаций допускается с разрешения главы администрации, его заместителей или руководителя аппарата главы администрации.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата или руководителя отдела (управления) передаются другому работнику.
5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией непосредственным руководителем отдела (управления) под роспись.
6. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства и требований Инструкции возлагается на общий отдел, который систематически проверяет состояние делопроизводства в управлениях, отделах, о результатах информирует их руководителей и докладывает руководителю аппарата.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Прием, обработка и распределение
поступающей корреспонденции

1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в адрес главы администрации производится в общем отделе, корреспонденция, поступающая в адрес Совета МО, регистрируется в организационном отделе.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы, письма возвращаются отправителю.
Все конверты, бандероли, за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. С пометкой "лично" без вскрытия вручаются адресатам.
При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах. Первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется к отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев:
- когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа,
- когда дата отправки не совпадает с датой на конверте,
- когда в них поступили иски, претензии, договоры и переписка по ним (ответы, возражения, дополнения и т.д.).
Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.
1.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- копии документов, в том числе присланные по линии факсимильной связи;
- рекламные издания, печатные издания (книги, газеты, журналы, иные периодические издания), поздравительные открытки, пригласительные билеты.
Обязательной регистрации подлежат:
- законы Республики Коми,
- постановления Государственного Совета Республики Коми,
- указы и распоряжения Главы Республики Коми,
- документы, поступающие из государственных органов,
- постановления и распоряжения главы администрации,
- письма территориальных структурных подразделений администрации города, других учреждений, юридических лиц и граждан, содержащих просьбы, решение которых находится в компетенции главы администрации города и на которые необходимо дать ответ, договоры, соглашения и другие документы, поступающие в администрацию.
1.3. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Каждый документ регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрация производится:
- с вводом информации о них в электронную базу данных (документы государственных органов и письменные обращения граждан)
- при помощи карточек учета рукописным заполнением (распоряжения главы администрации, городская переписка, исходящая документация, договоры и соглашения)
- при помощи журнала учета рукописным заполнением (постановления главы администрации, телеграммы).
На входящих зарегистрированных документах в нижней правой части листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца. При регистрации поступившего документа в базу данных вводятся следующие реквизиты:
- вид документа;
- корреспондент;
- исходящий номер и дата;
- краткое содержание документа;
- исполнитель, которому направляется документ.
1.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется руководителем аппарата и руководителем общего отдела в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов и управлений.
1.5. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления. Ошибочно поступившая в отделы и управления администрации корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в общий отдел.
1.6. Указания об исполнении документа даются в форме резолюции. Резолюция накладывается на любой свободной площади первого листа, кроме полей. В резолюции указываются фамилии исполнителей и срок исполнения (если срок не указан в самом документе). Фамилия лица, ответственного за исполнение, указывается первой. Лицо, наложившее резолюцию, расписывается и ставит дату.
1.7. Общий отдел после получения резолюции главы администрации города, его заместителей, руководителя аппарата доводит ее содержание до исполнителей в суточный срок путем направления экземпляра непосредственно исполнителю.
Других должностных лиц с указанными документами общий отдел ознакамливает в 15-дневный срок. Резолюция руководителя переносится в регистрационную карточку (рукописного или электронного заполнения) с отметкой даты передачи документа, срока исполнения, исполнителя.
Документы, которые должны исполняться несколькими руководителями, размножаются и передаются в копиях.

2. Организация работы с документами в отделах

2.1. Документы, рассмотренные главой администрации города или должностным лицом, исполняющим его обязанности, направляются для исполнения в структурные подразделения администрации только общим отделом после занесения резолюции в регистрационную карточку.
Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел по договоренности между руководителями отделов, с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом общим отделом производится переадресация документа.
Документы, подлежащие регистрации, ошибочно поступившие непосредственно в структурные подразделения администрации, должны быть в обязательном порядке направлены для рассмотрения и регистрации в общий отдел.
2.2. Поступившие в структурное подразделение администрации документы принимаются руководителем структурного подразделения, который проверяет правильность их направления, проставляет дату получения этих документов и передает для исполнения соответствующим работникам структурного подразделения.
2.3. Если поручение в документе дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым. Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляются этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если в поручении не содержится иных указаний.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

2.3. При работе с документом исполнитель обязан изучить его содержание, подобрать необходимые справочные материалы, составить проект ответа и передать для согласования и подписи руководителю.

3. Общие требования к оформлению документов

3.1. При составлении и оформлении документов работники администрации города должны руководствоваться следующими требованиями:
3.1.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное, однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его содержание.
Заголовок составляется на все документы формата А4, кроме телеграмм, извещений и документов, напечатанных на бланке формата А5, и формулируется составителем документа.
3.1.2. Служебные письма, доклады и информации, направляемые в государственные органы, печатаются с проекта на бланке для писем и подписываются главой администрации города или его заместителями. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная его подпись и ее расшифровка.
Если должностное лицо, подпись которого отпечатана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если служебное письмо подписывают совместно руководители разных учреждений (например: глава администрации и председатель Совета директоров предприятия), то реквизит "подпись" оформляется полным наименованием должностей руководителей, подписывающих документ. При этом текст письма печатается не на бланке, а на чистом листе.
Внутренние документы (доклады, справки) могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.
3.1.3. Служебные письма должны быть краткими, содержать не более двух печатных страниц по одному вопросу. Письма информационного характера содержат не более пяти страниц. Тексты документов рекомендуется разделять на две части. В первой части указывается основание составления документа, во второй - излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы.
В письмах ответах на отведенной площади штампа делается ссылка на номер и дату поступившего документа. Фамилия исполнителя и номер его телефона указываются в левом углу первой страницы или на обороте последней страницы. Нумерация страниц производится арабскими цифрами верхнего поля.
3.1.4. При направлении с письмом приложений данные о них печатаются между текстом и реквизитом "подпись".
3.1.5. Документы, направляемые из администрации города, адресуются: учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу.
Почтовый адрес с указанием индекса отделения связи проставляется ниже адресата. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения органов государственной власти Республики Коми и постоянным корреспондентам.
Документ (письмо) не должен содержать больше четырех адресатов. При направлении документа в более чем четыре адреса исполнителем составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
При направлении документа в организации наименование организации пишется в именительном падеже, например: Министерство финансов Республики Коми. При направлении документа в структурное подразделение организации, наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например: Государственный Совет Республики Коми, Комитет по социальной политике.
Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование и фамилия пишутся в дательном падеже, например: Министру здравоохранения Республики Коми, имя, отчество, фамилия.
3.2. Удостоверение документа.
Документы подписываются должностным лицом в соответствии с представленными полномочиями.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Если документ утверждается соответствующим решением, то гриф утверждения включает в себя: слово "Утверждаю", согласованное в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, название вида решения, его дату и подпись.
На документе проставляется дата его подписания: утверждения или составления, оформляемая цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 07.10.98) либо словесно-цифровым (например: 1 апреля 1995 г.). Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п., словесно-цифровой - при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов, а также в их текстах.
3.3. Приложение к документам.
В документе информационно-справочного характера: письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение на 3 листах в 4 экз.
Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:
Приложение: мероприятия целевой программы "Вакцинопрофилактика".
Если приложений несколько, то они нумеруются, например: Приложение № 1, Приложение № 2.

4. Порядок прохождения исходящих документов

4.1. До передачи подготовленного на подпись документа исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие виз, приложений.
4.2. Подготовленный документ вместе с материалами, на основании которых исполнен, направляется в общий отдел для печатания, после чего передается на подпись главе администрации города или его заместителям.
4.3. Подписанный документ возвращается для регистрации и отправки в общий отдел.
4.4. Подписанные документы отправляются общим отделом в день их поступления (с соответствующей отметкой через компьютер или регистрационную карточку).

5. Подготовка и оформление постановлений,
распоряжений главы администрации

5.1. Глава администрации города в пределах своих полномочий издает правовые акты: постановления и распоряжения.
5.2. Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы администрации города принадлежит структурным подразделениям администрации, муниципальным организациям, учреждениям и предприятиям, расположенным на территории муниципального образования.
5.3. Подготовка и оформление проектов решений главы администрации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым данной инструкцией по делопроизводству.
5.4. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов главы администрации города, их согласование с заинтересованными органами, структурными подразделениями администрации, а также за своевременное представление их главе администрации города несут руководитель и сотрудник подразделения администрации, подготовившие документ.
5.5. Проекты правовых актов, внесенные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются исполнителю на доработку руководителем аппарата в двухдневный срок.
5.6. Текст проекта постановления (распоряжения) главы администрации города, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.
В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми он принимается.
В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Преамбула в проектах постановлений главы администрации города завершается словами "Постановляю".
Постановляющая часть проекта постановления (распоряжения), как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации города в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением, предусматривать сроки исполнения и ответственных исполнителей.
5.7. В проектах постановлений (распоряжений) главы администрации города используются официальные, предусмотренные нормативно-правовыми актами, наименования органов и организаций.
5.8. Постановления главы администрации города должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
5.9. Проекты правовых актов главы администрации города должны быть оформлены четко и разборчиво.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

5.9. Согласование проектов постановлений (распоряжений) главы администрации города.
5.9.1. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации города подлежат согласованию. Руководители и сотрудники подразделений администрации должны вести реестры согласования подготовленных документов. Перечень субъектов согласования определяет курирующий заместитель главы администрации города и удостоверяет его визированием. Заключительным и обязательным является согласование с юридическим отделом и руководителем аппарата в приведенной последовательности. К руководителю аппарата согласованный проект для визирования предоставляется только в печатном виде.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации города, требующие финансового обеспечения, в обязательном порядке до согласования с юридическим отделом визируются начальником финансового управления Министерства финансов Республики Коми в г. Усинске. При этом инициаторы проекта в обязательном порядке указывают источники финансирования и предоставляют необходимые обоснования.
Согласование оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части и при необходимости с продолжением на обороте последнего листа.
При согласовании договоров составляется отдельный лист согласования.
5.9.2. Срок согласования с каждым должностным лицом или органом не должен превышать двух рабочих дней, если другого не требуют обстоятельства. Руководители и сотрудники подразделения администрации города, ответственные за исполнение документа, передают документы на согласование только после росписи согласующего в реестре. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту излагаются отдельно и прилагаются к проекту.
5.9.3. При наличии разногласий по проекту инициатор внесения проекта проводит обсуждение с целью принятия взаимоприемлемого решения. Если решение не найдено, к проекту прилагается перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующим руководителем.
5.9.4. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не изменяющие его сути.
5.9.5. Приложения к проектам постановлений (распоряжений) главы администрации города визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения.
5.9.6. Согласованные проекты постановлений и распоряжений главы администрации города с обосновывающими материалами к ним с указанием рассылки, содержащей перечень адресатов, которым следует направить документ после его подписания, передаются в общий отдел администрации.
Ответственность за полноту и правильность указателя рассылки несет должностное лицо, внесшее проект правового акта.

6. Порядок оформления и заключения договоров

6.1. Все поступающие в администрацию города проекты договоров с визой главы администрации города или руководителя аппарата передаются в юридический отдел.
Юрисконсульт, не позднее следующего дня, вместе с карточкой согласования отдает проект договора на рассмотрение руководителям структурных подразделений администрации города.
Получив от юрисконсульта проект договора, руководитель организует изучение его полного текста, проверку наличия в нем условий, без которых договор не может быть заключен, вносит свои предложения. При необходимости может проводить совместное с заинтересованными отделами рассмотрение договорных условий, составить соответствующее заключение.
Все заключаемые договоры согласовываются с бухгалтерской и экономической службами администрации города.
6.2. После согласования проекта договора со всеми заинтересованными отделами и получения виз их руководителей проект договора передается в юридический отдел для определения законности договорных условий, правильности оформления и получения визы.
Согласованный со всеми заинтересованными отделами, завизированный в юридическом отделе проект договора подписывает глава администрации города. Юрисконсульт направляет один экземпляр договора контрагенту вместе с сопроводительным письмом заказным отправлением.
6.3. Если по условиям проекта договора имеются обоснованные замечания либо дополнения, юрисконсульт оформляет протокол разногласий, о чем в договоре под подписью главы администрации города делается отметка.
Протокол разногласий составляется в 4-х экземплярах, подписывается главой администрации города и в 2-х экземплярах направляется контрагенту заказным письмом.
6.4. При заключении договоров администрацией города проекты договоров составляются юридическим отделом с внесением в проект договора письменных замечаний и заключений руководителей заинтересованных структурных подразделений администрации города.
Согласованный со всеми структурными подразделениями проект договора, завизированный юрисконсультом, подписывается главой администрации города. Договор в 2-х экземплярах направляется контрагенту с сопроводительным письмом.
6.5. Контроль за исполнением договоров возлагается на соответствующие структурные подразделения администрации города.
6.6. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения стороной по договору условий договора отдел, осуществляющий контроль за исполнением договора, составляет расчет санкций и передает юрисконсульту материалы, необходимые для заявления претензий или исков. Юрисконсульт в 10-дневный срок оформляет претензию либо исковое заявление в суд.
Ответственность за несвоевременную подачу сведений для предъявления претензий несут руководители структурных подразделений.

7. Машинописные и копировальные работы

7.1. В общем отделе администрации города печатаются только материалы служебного характера.
7.2. Печатание документов осуществляется в общем отделе, а также в отделах, где, как правило, печатаются поручения заместителей главы администрации города и руководителя аппарата, служебные письма, заявки, документы внутреннего характера.
7.3. В общем отделе в первую очередь печатаются постановления и распоряжения главы администрации, материалы к сессиям Совета города, совещаниям при главе администрации города или по личному распоряжению главы администрации города или замещающего его должностного лица и руководителя аппарата.
Срочные документы печатаются немедленно.
Срочность печатания документов определяется руководителем общего отдела. Документы, сданные в печать после 16 часов, печатаются, как правило, на следующий рабочий день, если обстоятельства не требуют другого.
7.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обратить на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов принимаются только общепринятые.
При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила пунктуации и орфографии.
Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала. Документы на двух и более листах должны быть в обязательном порядке пронумерованы.

8. Копировально-множительные работы

8.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города производится централизованно в общем отделе.
8.2. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.
8.3. Основанием для выполнения копировальных работ является разрешение в виде визы заместителя главы администрации, руководителя аппарата, руководителя общего отдела.
8.4. На копировальных аппаратах, установленных в общем отделе, разрешается копирование материалов небольшого объема или тиража.
8.5 Материалы, подлежащие копированию должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.
8.6. Подписанные постановления главы администрации города должны быть размножены в течение трех дней с момента подписания. Размноженные экземпляры постановлений главы администрации города скрепляются печатью общего отдела и рассылаются (направляются) общим отделом согласно рассылке исполнителя.
Досылка постановлений и распоряжений, а также снятие с них копий производится с разрешения главы администрации города, его заместителей или руководителя аппарата.
8.7. Работники общего отдела, выполняющие электрографические работы, несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления.
Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность их выполнения определяется руководителем общего отдела.
Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются лицу, давшему заказ.

9. Учет объема документооборота

9.1. В администрации города осуществляется раздельный учет всех документов общим отделом и отделом по делам ГО ЧС и мобработе.
Кроме того, ведется раздельный учет письменных обращений, заявлений граждан и личный прием населения руководством администрации, договоров, счетов, соглашений.
9.2. Учет объема документооборота ведется общим отделом.

III. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в администрации города осуществляют глава администрации, его заместители, руководитель аппарата и руководители структурных подразделений администрации в соответствии с функциональными обязанностями.
Оперативный контроль по срокам исполнения документов возлагается на общий отдел.
1.2. Контролю подлежат:
- законы, указы, постановления и распоряжения законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Республики Коми, касающиеся деятельности муниципального образования;
- предложения, заявления и жалобы граждан;
- письменные запросы и обращения депутатов Совета МО;
- постановления и распоряжения главы администрации города;
- устные и письменные поручения главы администрации МО;
- поручения заместителей главы администрации города и руководителя аппарата, в которых указаны задания, сроки исполнения, исполнители, дата представления информации, ответственный за контроль.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

1.4. Общий отдел:
- обеспечивает организацию системы контроля за исполнением документов, перечисленных в п. 1.2 данной Инструкции, за исключением абзаца 6;
- обеспечивает организацию системы контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан;
- обеспечивает организацию системы контроля за письменными запросами и обращениями депутатов Совета города;
- контролирует ход исполнения организационно-распорядительных документов главы администрации города;
- обеспечивает обобщение состояния исполнения документов и подготовку соответствующей информации.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

1.3. Секретариат администрации обеспечивает организацию системы контроля за устными и письменными поручениями главы администрации города, его заместителей и руководителя аппарата.
1.4. Структурные подразделения администрации обеспечивают исполнение, анализ и обобщение по всем документам, находящимся у них на контроле.
1.5. Контроль исполнения строится на базе автоматизированных банков регистрационных данных, регистрационных картотек в общем отделе администрации города.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
1.6. Информация о работе по контролю исполнения рассматривается на совещании при главе администрации города, как правило, третий понедельник месяца.

2. Сроки исполнения

2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются главой администрации города, его заместителями, руководителем аппарата и руководителями структурных подразделений, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменения фиксируются - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в компьютер или регистрационную карточку.
Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.
При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока выполнения поручения представляет на имя руководителя аппарата мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Измененные сроки вносятся в базу данных автоматизированной системы общего отдела.

3. Организация контроля

3.1. Контроль за исполнением поручений, данных главой администрации города, его заместителями и руководителем аппарата, осуществляют секретари-референты.
3.2. Контроль за сроками исполнения всех остальных документов осуществляет общий отдел, в обязанности которого входит:
- направлять напоминания об истекших сроках исполнения поручений. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
- задания последующих лет - не реже 1 раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года - не реже 1 раза в месяц;
- задания текущего месяца - каждые десять дней до истечения срока;
- предоставлять ежемесячно руководителю аппарата информацию о состоянии выполнения документов;
- ежеквартально представлять руководителю аппарата информацию об исполнении заявлений, обращений и жалоб граждан.

4. Снятие документов с контроля

4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
4.2. На документе и в регистрационных карточках проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
4.3. Нормативно-правовые и распорядительные акты государственных органов власти Республики Коми снимаются с контроля в общем отделе администрации после снятия их с контроля государственным органом, принявшим его.
4.4. Постановления и распоряжения главы администрации города снимаются с контроля после предоставления информации о выполнении с соответствующей резолюцией курирующего заместителя главы.
4.5. Снятие поручений с контроля или продление сроков исполнения производится секретарями-референтами в соответствии с резолюцией главы его заместителей или руководителя аппарата главы администрации.

IV. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

1. Номенклатура дел составляется общим отделом, утверждается главой администрации города и согласовывается с Архивным управлением при Администрации Главы Республики Коми. Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций администрации города. При отсутствии изменений номенклатура дел перепечатывается в декабре текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. В предыдущую номенклатуру вносятся записи о переносе дел в следующий год и другие данные.
2. В номенклатуру дел включаются все дела, журналы учета, регистрационные документы, отражающие документируемые участки работы отдела по делопроизводству, контролю администрации города.
3. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Индекс документа состоит из порядкового номера и номера дела по номенклатуре (оформляется в правом нижнем углу). Индексами постановлений, распоряжений главы администрации являются их порядковые номера. К регистрационному номеру распоряжения добавляется через дефис буква "Р". Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается при регистрации инициативному и повторяется в ответном документе.

Формирование дел

1. Формирование дел производится по месту регистрации документов. В дела формируются документы одного года. Не разрешается подшивать в дело с постоянным и длительным сроком хранения документы с временным сроком хранения, а также документы, подлежащие возврату, неисполненные и неоформленные, черновики, варианты, размноженные копии.
Документы внутри дела располагаются в порядке размещения вопросов либо по хронологии. Документ-ответ помещается за документом-запросом. Дело не должно содержать более 260 листов.
2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности, передачу дел в архив.
Экспертиза осуществляется экспертной комиссией, назначаемой главой администрации города.
3. На дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в конце года составляются внутренние описи, листы в этих делах нумеруются, в конце дела оформляется заверительная надпись.
Надписи на обложке выполняются светостойкими чернилами или тушью. При необходимости уточняются названия дел.
Дела временного срока хранения оформляются упрощенно. В них листы не нумеруются, описи не составляются. Уточнение обозначений на обложках не производится.
4. Дела с момента их заведения в делопроизводстве на текущий год хранятся в общем отделе администрации города (по месту регистрации документов).
5. Изъятие и выдача документов из дел с постоянным сроком хранения запрещается. В исключительных случаях с разрешения главы администрации могут изыматься отдельные документы с обязательным вложением копий и акта о причинах изъятия документа-подлинника.
6. В архив администрации законченные делопроизводством дела сдаются через год и хранятся:
- дела постоянного срока хранения - в течение 5 лет;
- дела с временным сроком хранения - до года, указанного в номенклатуре, или по миновании надобности.
По истечении указанных сроков дела с постоянного срока хранения сдаются на государственное хранение, а с временным сроком хранения - уничтожаются в установленном порядке.
Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Уничтожение производится после утверждения Архивным управлением описей на дела постоянного срока хранения за соответствующий период времени.


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru