ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы администрации МО "Город Сыктывкар" от 31.05.1999 № 5/63
(ред. от 19.06.2000)
"О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД СЫКТЫВКАР"
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГОРОД СЫКТЫВКАР"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 мая 1999 г. № 5/63
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД СЫКТЫВКАР"
(в ред. Постановления главы администрации МО
"Город Сыктывкар" от 19.06.2000 № 6/1920)
В целях улучшения деятельности администрации муниципального образования "Город Сыктывкар" и ее структурных подразделений, повышения организованности в работе, улучшения контроля и проверки исполнения документов Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми и собственных постановлений, распоряжений постановляю:
1. Утвердить Регламент работы администрации муниципального образования "Город Сыктывкар" согласно приложению.
2. Считать утратившим силу Постановление главы администрации № 12/2812 от 31.12.96.
Глава администрации
Е.БОРИСОВ
Приложение
к Постановлению
главы администрации
МО "Город Сыктывкар"
от 31 мая 1999 г. № 5/63
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД СЫКТЫВКАР"
(в ред. Постановления главы администрации МО
"Город Сыктывкар" от 19.06.2000 № 6/1920)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация муниципального образования "Город Сыктывкар" (далее - администрация города) является органом местного самоуправления и возглавляется главой администрации.
Глава администрации муниципального образования "Город Сыктывкар" (далее - глава администрации) руководит деятельностью администрации города на принципах единоначалия на основании и во исполнение Конституций Российской Федерации и Республики Коми, Закона Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми", Устава муниципального образования "Город Сыктывкар".
II. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
2.1. Глава администрации города осуществляет руководство хозяйственным и социально-культурным развитием города в соответствии с планом работы, составленным на полугодие.
2.2. Проект плана работы разрабатывается управляющим делами на основе предложений отделов (управлений, комитетов) администрации, которые представляются к 1 июня и 1 декабря текущего года, согласованных с заместителями главы администрации согласно распределению их служебных обязанностей.
2.3. План работы состоит из разделов:
- вопросы, выносимые на рассмотрение Совета администрации (совещательного органа при главе администрации);
- вопросы, рассматриваемые на совещании при главе администрации;
- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
- организационные мероприятия, проводимые администрацией города.
2.4. Общий контроль за выполнением плана работы осуществляет управляющий делами.
III. ПОРЯДОК ИЗДАНИЯ И ДОВЕДЕНИЯ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
3.1. В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Сыктывкар" глава администрации города издает в пределах своей компетенции постановления и распоряжения, которые обязательны для исполнения на территории города всеми учреждениями, предприятиями, должностными лицами и гражданами, вступают в силу с момента подписания, если иное не определено в самом тексте документа.
3.2. Подготовка проекта постановления или распоряжения главы администрации включает:
- поручение главы администрации, данное в виде письменного или устного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам, о подготовке проекта;
- проработку вопроса об актуальности и содержании документов в соответствующих подразделениях администрации города;
- определение главой администрации либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта постановления или распоряжения, круга организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта документа, его экспертизу и согласование;
- организацию сбора необходимых письменных заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа с необходимыми организациями и должностными лицами.
3.3. В случае несогласия с проектом или отдельными его пунктами прилагается мотивированное заключение, подписанное руководителем подразделения.
3.4. Правовую экспертизу проекта документа осуществляет правовой отдел администрации города, результат которой оформляется в письменном виде в течение трех дней в зависимости от степени подготовки документа, его сложности и правовой обоснованности, если проект документа в его отдельной части или в целом противоречит действующему законодательству, то на основании заключения правового отдела он дорабатывается авторами проекта.
3.5. Проекты постановлений, распоряжений по финансовой деятельности (независимо от отрасли) должны визироваться начальником финансового управления и отделом по финансово-экономической работе и бухгалтерскому учету, при этом в обязательном порядке указываются источники финансирования.
3.6. Проекты постановлений, распоряжений подлежат согласованию, которое оформляется визой (личная подпись визирующего с расшифровкой и дата).
3.7. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
3.8. Срок согласования с каждым должностным лицом не должен превышать трех дней со дня поступления соответствующего проекта.
3.9. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
3.10. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не изменяющие его существа.
3.11. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации города визируются:
- руководителем отдела, управления, комитета, подразделения, которые представили проект;
- заместителем главы администрации, курирующим данное направление деятельности;
- заведующим правового отдела;
- начальником финансового управления;
- заведующим по финансово-экономической работе и бухгалтерскому учету.
3.12. При подготовке проектов постановлений и распоряжений главы администрации города должны строго соблюдаться требования стандартов на организационно-распорядительную документацию, инструкции администрации города по делопроизводству. Документ, его минимум, должен иметь заголовок, отражающий содержание, сжатую преамбулу, сроки исполнения и фамилии должностных лиц, ответственных за исполнение содержащихся в тексте поручений, указание на предоставление информации и фамилию лица, отвечающего за исполнение документа в целом.
3.13. При необходимости в проекте постановления, распоряжения указывается на признание утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемое постановление, распоряжение исключает их действие, делается ссылка на документ, его автора, дату, номер и заголовок, если документ принимается во исполнение документа вышестоящих органов, в случае, если проект постановления, распоряжения предусматривает обращение Главе Республики Коми, к нему прилагается проект письма по данному вопросу.
3.14. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений главы администрации города, их согласование с заинтересованными лицами несут руководители отделов, управлений, комитетов, служб, участвующие в их подготовке.
3.15. Проекты постановлений, распоряжений после их надлежащего оформления передаются управляющему делами.
3.16. Постановления, распоряжения подписывает глава администрации или лицо, официально его замещающее.
3.17. Подписанное главой администрации постановление, распоряжение регистрируется управляющим делами раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
3.18. Размножение и рассылка принятых и подписанных постановлений, распоряжений производится отделом контроля и работы с документами администрации города в соответствии со списком, подписанным должностным лицом, ответственным за подготовку документа, согласованным с управляющим делами. Замена разосланных документов производится по указанию управляющего делами.
3.19. Публикация постановлений, распоряжений главы администрации города в средствах массовой информации осуществляется по распоряжению главы администрации или управляющего делами. Подготовка документа к публикации производится главным специалистом по связям с общественностью.
3.20. Подлинник постановления, распоряжения главы администрации со всеми приложениями и указателем рассылки остается в архиве администрации. Один экземпляр постановлений, распоряжений подлежит отправке в администрацию Главы Республики Коми.
Ответственность за подготовку и своевременную отправку документов возлагается на заведующего отдела контроля и работы с документами.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕДЕНИЕ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Документы Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми, поступившие в администрацию города, регистрируются в отделе контроля и работы с документами и в тот же день передаются главе администрации. После наложения резолюции главой документ возвращается в отдел контроля и работы с документами, где резолюция переносится в компьютер и документ направляется для исполнения или ознакомления. Если исполнение документов возлагается на группу работников, то первым указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Поручения Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней. Документы, направленные в управления, отделы администрации города для ознакомления подлежат возврату в отдел контроля и работы с документами в суточный срок, а с целью исполнения - трехсуточный.
4.2. Контролю подлежат:
- указы, постановления и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми, поступившие в администрацию города, собственные постановления, распоряжения, а также другие документы, которыми установлены конкретные поручения исполнителям и сроки;
- критические замечания, высказанные на деловых встречах, средствах массовой информации, относящиеся к деятельности администрации города;
- заявления, жалобы граждан, а также обращения граждан на личном приеме.
4.3. Контроль за исполнением документов Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми организуют глава администрации, его заместители, управляющий делами, руководители отделов, управлений, комитетов.
Организационно-техническую работу по контролю за исполнением документов осуществляет отдел контроля и работы с документами.
4.4. Непосредственный контроль за исполнением (организация исполнения постановления, распоряжения, ведение контрольных дел, сбор информационных документов, их анализ, подготовка информации и т.д.) возлагается на руководителей отделов, управлений, комитетов, подразделений.
4.5. На контролируемых документах проставляется штамп "Контроль".
4.6. Документы, находящиеся на контроле, должны исполняться в сроки, установленные законодательством, или сроки, указанные в самих документах, резолюции.
Срок исполнения документа может быть продлен только главой администрации или органом, которые его установили.
Продление срока исполнения документа должно быть оформлено за 2-3 дня до истечения срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документ считается исполненным, если поставленные в нем вопросы решены, заявителю дан ответ по существу, по контролируемым постановлениям составлена заключительная справка и принято постановление о снятии с контроля.
4.7. Исполнители составляют план организационных мероприятий по выполнению указов, постановлений, где предусматриваются разнообразные формы контроля, которые утверждаются заместителем главы администрации (по кураторству). На каждый документ, требующий контроля, заводится контрольное дело, где сосредотачивается информация по организации исполнения (контрольный лист, план мероприятий, информационный и проверочный материал).
4.8. Руководитель отдела (управления, комитета) или другое должностное лицо, которому поручено исполнение документа, отдельных его пунктов, должен к установленному сроку представить промежуточную информацию в вышестоящую организацию по постановлениям органов государственной власти, а по собственным постановлениям заместителям главы администрации (по кураторству) о результатах исполнения.
Информация о ходе выполнения постановлений органов государственной власти подписывается главой администрации, а в его отсутствие лицом, его заменяющим.
Промежуточный контроль за ходом выполнения постановлений осуществляется заместителем главы, курирующим данную отрасль. При этом возможно использование таких методов контроля, как:
- заслушивание ответственных за выполнение решения на Днях контроля, планерках у заместителей главы, проверка выполнения конкретного пункта с выходом на место и т.д.
Ежемесячно отделом контроля и работы с документами до 10 числа, следующего за отчетным месяцем, представляется справка о ходе выполнения распоряжений, постановлений для доклада управляющему делами.
4.9. При прекращении контроля за исполнением документа итоговая справка по исполнению документа, контрольный лист с планом мероприятий сдается в отдел контроля и работы с документами, остальные документы хранятся в отделах до минования надобности.
4.10. В целях подведения итогов выполнения постановлений либо решения принципиальных вопросов, препятствующих выполнению конкретного пункта по не зависящим от исполнителя причинам, а также в целях осуществления взаимодействия различных исполнителей по организации выполнения постановления в администрации ежемесячно проводится "День контроля" с 16 часов. Повестку рассмотрения вопросов на "День контроля" составляет заведующий отделом контроля и работы с документами с учетом мнения заместителей главы, руководителей отделов (управлений, комитетов). Порядок проведения "Дня контроля" утверждается главой отдельным регламентом.
4.11. После выполнения постановления соответствующий отдел (управление, комитет) составляет итоговую справку по его выполнению и проект постановления о снятии постановления с контроля и передает в отдел контроля и работы с документами администрации.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
5.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится в отделе контроля и работы с документами администрации. Все конверты, бандероли, за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются.
5.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- копии документов, в том числе переданные по линии факсимильной связи;
- газеты, журналы, периодические издания, поздравительные открытки.
5.3. Зарегистрированные документы, а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.
5.4. Регистрация поступивших документов производится в отделе контроля и работы с документами администрации с вводом информации о них в электронную базу данных.
При регистрации поступившего документа в электронную базу данных вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание документа, исполнитель, которому направляется документ.
5.5. На зарегистрированных документах в нижней правой части листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
5.6. Все документы, рассмотренные главой администрации, его заместителями направляются для исполнения в отделы, управления, комитеты, подведомственные предприятия только через отдел контроля и работы с документами.
5.7. Передача зарегистрированного документа из одного отдела в другой производится через отдел контроля и работы с документами по договоренности между руководителями отделов с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом отделом контроля и работы с документами производится переадресация документа.
5.8. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Отдел контроля и работы с документами раз в месяц составляет анализ исполнения документов, находящихся у работников аппарата администрации, отделах, управлениях, высылает напоминание. При составлении и оформлении документов необходимо руководствоваться основными требованиями, предусмотренными инструкцией по делопроизводству, раздел "Общие требования".
VI. РАБОТА С ПИСЬМАМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ,
ЖАЛОБАМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЯ
ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
6.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на заместителя заведующего отдела контроля и работы с документами администрации.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан несут руководители отделов (управлений, комитетов).
6.2. Поступившие в администрацию обращения граждан регистрируются в отделе контроля и работы с документами и докладываются главе, согласно его визе направляются в отделы, управления, организации, на предприятия для разрешения вопросов по существу.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации.
6.3. Отдел контроля и работы с документами осуществляет контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в отделах (управлениях, комитетах).
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.
Постановление о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимает глава и его заместители на основании окончательного ответа заявителю.
6.4. Отдел контроля и работы с документами контролирует состояние работы с обращениями граждан в аппарате администрации, один раз в квартал на планерке информирует аппарат администрации по этому вопросу, а также ежеквартально составляет анализ обращений граждан в разрезе отделов и управлений, характера обращений и сроков рассмотрения.
6.5. Предложения, заявления и жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения в отдел контроля и работы с документами со всеми относящимися к ним материалами для формирования дела. Формирование и хранение дела у исполнителей запрещается, кроме отдела учета, распределения и обмена жилой площади.
Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на заведующего отделом контроля и работы с документами администрации.
6.6. Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в администрацию, должны рассматриваться в сроки:
- до 1 месяца, в случае, когда требуется дополнительное изучение и проверка;
- безотлагательно, но во всяком случае, не позднее 15 дней со дня поступления в администрацию.
В случае, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены главой или его заместителями, установившими срок, но не более, чем на один месяц с сообщением об этом заявителю.
6.7. Прием граждан проводится главой, его заместителями, управляющим делами, зав. отделами, начальниками управлений в соответствии с утвержденным графиком.
Запись граждан на прием к главе администрации производится во вторую и четвертую среду месяца с 9 утра, к заместителям главы запись производится в течение всей недели. В часы приема запрещается отвлечение работников на совещания и другие мероприятия. На каждого посетителя, явившегося на прием к главе администрации, его заместителям заводится карточка приема, регистрируется в электронной базе данных.
Специалистом отдела контроля и работы с документами карточка доводится до исполнителя.
Поручения главы администрации и его заместителей считаются исполненными, если решены все поставленные вопросы и о выполнении поручения сообщено в отдел контроля и работы с документами администрации (копия ответа заявителю). В случаях, когда в ответах на поручение указываются меры, которые будут приняты в последующем и указан срок исполнения, то на этом ответе делается отметка "На контроль", ставится дата и подпись главы администрации или его заместителей.
Исполненные указания с приема граждан, копии ответа заявителям хранятся в отделе контроля и работы с документами.
6.8. Заведующие отделами, начальники управлений учет по личному приему граждан ведут по журнальной системе.
VII. СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ПРИ ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
И ПОРЯДОК ИХ РАБОТЫ
7.1. Для предварительной проработки наиболее важных вопросов жизнедеятельности города глава создает коллегиальный совещательный орган - Совет администрации в составе: председателя Совета муниципального образования "Город Сыктывкар", заместителей главы администрации, управляющего делами, глав администраций Совета муниципального образования "Эжвинский район", поселков: Верхняя Максаковка, Краснозатонский, Седкыркещ, председателя Комитета по управлению муниципальным имуществом, заведующего правовым отделом, начальника финансового управления. Совет администрации возглавляет глава.
7.2. Заседания Совета администрации проводятся по необходимости, не реже 1 раза в месяц, как правило, в третий четверг месяца.
(в ред. Постановления главы администрации МО "Город Сыктывкар" от 19.06.2000 № 6/1920)
7.3. Повестку заседания Совета администрации готовит управляющий делами с учетом предложений администраций муниципального образования "Эжвинский район", поселков, отделов и управлений администрации, плана работы администрации.
7.4. Подготовку вопросов для рассмотрения на Совете администрации осуществляют руководители отделов, управлений, комитетов. К проекту постановления главы администрации прилагается справка, список приглашенных лиц. На отдел (управление, комитет), ответственный за подготовку вопроса, возлагается и ознакомление предприятий, организаций с материалами по подготовке вопроса на заседание Совета администрации (справки, проекты постановления, другие материалы).
7.5. Проект постановления главы администрации со всеми необходимыми предложениями предоставляется управляющему делами за 5 дней до заседания Совета администрации в отпечатанном виде, согласованный со всеми заинтересованными отделами (управлениями, комитетами) администрации и завизированный заместителем главы администрации по кураторству. Вопросы, по которым проекты постановлений не представлены в срок, с повестки заседания Совета администрации снимаются.
7.6. Должностные лица, на которых возложена подготовка материалов, проектов постановлений главы администрации, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
7.7. На заседании Совета администрации в обязательном порядке присутствуют члены Совета администрации, помощник главы администрации, руководители отделов (управлений, комитетов).
7.8. Приглашение на заседание Совета администрации производится соответствующими отделами (управлениями, комитетами) ко времени, указанному в повестке заседания.
7.9. На заседании Совета администрации время для докладов устанавливается до 10 минут, для содокладов и выступлений в прениях до 5 минут.
7.10. Доработка проектов постановлений после рассмотрения на заседании Совета администрации возлагается на отдел (управление, комитет), ответственный за подготовку вопроса, в 3-дневный срок, если эти сроки специально не оговорены.
VIII. РАБОТА С КАДРАМИ
8.1. Работа с кадрами в администрации города проводится в следующих направлениях:
- работа с кадрами, замещающими штатные должности в администрации;
- работа с резервом кадров на выдвижение.
8.2. Отдел организации местного самоуправления и кадровой работы осуществляет оформление приема, перевода, увольнения работников администрации, организует работу с трудовыми книжками и личными делами, ведет воинский учет военнообязанных.
При поступлении на работу работник оформляет свое личное дело, в котором должны находиться: личный листок по учету кадров с фотографией, автобиография, копия диплома об окончании учебного заведения, карточка формы Т-2.
Работники администрации обязаны своевременно сообщать заместителю заведующего отделом организации местного самоуправления и кадровой работы обо всех изменениях данных, отражаемых в карточке формы Т-2. Личные дела работников администрации ведутся и хранятся в отделе организации местного самоуправления и кадровой работы.
В целях повышения уровня профессиональных знаний, деловой квалификации, общетеоретической подготовки ответственных работников в администрации работает постоянно действующий семинар. Тематика занятий разрабатывается заместителем заведующего отделом организации местного самоуправления и кадровой работы. Занятия проводятся один раз в квартал. Посещение слушателями занятий обязательно.
В целях повышения ответственности, определения компетентности и уровня знаний в соответствии с Положением проводится аттестация.
8.3. В целях подбора и подготовки для выдвижения на конкретные руководящие должности глава администрации утверждает ее резерв на замещение должностей руководящих работников (заместителей главы, управляющего делами, заведующих отделами, начальников управлений). В резерв включаются лица, имеющие соответствующее образование, стаж практической работы в данной отрасли и желание состоять в резерве на выдвижение.
Для более тесного ознакомления с работой администрации и отраслевых отделов, проверки деловых качеств претендентов, лица, состоящие в резерве, привлекаются и участвуют в работе по подготовке вопросов на заседания Совета города, заседания Совета администрации, включаются в составы комиссий, образуемых главой по различным направлениям деятельности.
Лица, включенные в резерв на выдвижение, также включаются в группу слушателей семинара. Занятия проводятся как совместно с группой слушателей, занимающих штатные должности, так и по отдельным направлениям.
IX. ПРОВЕДЕНИЕ СЕМИНАРОВ И СОВЕЩАНИЙ
9.1. Семинары, совещания и другие мероприятия с приглашением руководителей предприятий, организаций, учреждений проводятся по решению главы администрации города, его заместителей. Приглашение участников, ведение протокола, подготовка необходимых материалов осуществляются структурными подразделениями администрации, которые проводят мероприятия.
9.2. Для упорядочения заседаний совещательных органов при главе администрации города, экономии рабочего времени глав администраций района, поселков определить дни проведения мероприятий:
- Совет администрации - последний четверг месяца;
- аппаратные совещания при главе администрации - планерки - каждый понедельник месяца.
X. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО -
МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
10.1. Исполнение машинописных работ, формирование распорядительных документов в электронном виде, материалов для аппарата администрации города осуществляется секретариатом.
10.2. Исполнение машинописных работ производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди по указанию управляющего делами.
10.3. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, чернилами черного или синего цвета на одной стороне листа. Сокращения допускаются только общепринятые. Оригиналы, подготовленные с нарушением требований, в работу не принимаются и возвращаются автору.
10.4. Разрешение на размножение документов дается в письменном виде отделом контроля и работы с документами. Размножение документов производится в порядке поступления. Срочные материалы размножаются вне очереди по указанию управляющего делами.
10.5. Изготовление копий подлежит учету в журнале, как и разрешения на размножение.
10.6. На копирование и размножение передаются первые экземпляры материалов. Ответственность за своевременную техническую подготовку документов несут специалисты секретариата.
Изготовление бланков и других документов через типографию осуществляется отделом контроля и работы с документами.
Контроль и содержание в рабочем состоянии печатной, множительной техники, компьютеров в аппарате администрации осуществляется главным специалистом секретариата.
Обеспечение бумагой и канцелярскими товарами осуществляется хозуправлением.
XI. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ
11.1. Гербовая печать хранится в отделе контроля и работы с документами и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: на Уставах, Положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях, расчетных чеках и других денежных документах, на трудовых книжках, титульных списках и ряде других подлинных документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено соответствующим нормативным актом.
11.2. Другие печати, штампы, необходимые в работе аппарата администрации, изготавливаются по заказу отдела контроля и работы с документами, учитываются по оттискам и выдаются под роспись отделом по военно-мобилизационной работе руководителю.
XII. РЕЖИМ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
12.1. Аппарат администрации города работает по пятидневной рабочей неделе с 8 часов 45 минут до 18 часов (женщины - до 17 часов), обеденный перерыв с 12 часов 30 минут до 13 часов 30 минут. В пятницу администрация работает до 16 часов 45 минут. Выходные дни - суббота, воскресенье.
12.2. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений обязаны сообщать в приемную главы администрации города об отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте нахождения во время отсутствия на рабочем месте продолжительностью более 1 часа, по другим причинам. Во всех структурных подразделениях администрации уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя и контролироваться им по журналу учета.
XIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
13.1. В целях оперативного реагирования на недостатки в нормальном обеспечении жизнедеятельности городского сообщества в администрации города устанавливается круглосуточное дежурство.
13.2. Дежурство в администрации ведется круглосуточно: в рабочие дни диспетчером службы "05" управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, который в аварийных ситуациях ставит в известность о случившемся руководителей соответствующих структурных подразделений администрации, заместителей главы администрации города. В исключительных случаях извещается глава администрации города.
13.3. В праздничные дни назначаются ответственные дежурные по городу заместители главы администрации, график дежурства, которых составляет помощник главы и утверждает глава администрации города.
XIV. УЧЕТ ДОГОВОРОВ,
ЗАКЛЮЧАЕМЫХ АДМИНИСТРАЦИЕЙ
14.1. Все проекты договоров передаются правовому отделу для получения заключения о соответствии их действующему законодательству.
14.2. Отдел контроля и работы с документами ведет в специальном журнале учет договоров, подписанных главой администрации, на которых проставляется гербовая печать. Один экземпляр договора хранится в отраслевом структурном подразделении администрации города.
XV. ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
15.1. Составление и изготовление справочника служебных телефонов работников администрации города и ее структурных подразделений, руководителей предприятий, своевременное внесение изменений в них возлагается на отдел контроля и работы с документами. Обновление их производится два раза в год.
XVI. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
С СОВЕТОМ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГОРОД СЫКТЫВКАР"
16.1. Взаимодействие администрации города с Советом муниципального образования "Город Сыктывкар" (далее по тексту - Совет города) осуществляется в соответствии с Законом Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми", Уставом муниципального образования "Город Сыктывкар", регламентом Совета города и настоящим регламентом.
Координация деятельности между структурными подразделениями администрации города и Советом города возлагается на управляющего делами, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами и специалистами администрации города.
Организационно-техническое обеспечение деятельности Совета города осуществляется администрацией города (отделом организации местного самоуправления и кадровой работы администрации).
16.2. Перечень проектов нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в Совете, формируется отделом организации местного самоуправления и кадровой работы на основании предложений заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации, утверждается распоряжением главы администрации города и в дальнейшем используется для внесения вопросов в план работы Совета города.
16.3. Правом внесения вопроса на рассмотрение Совета города от имени администрации города обладает исключительно глава администрации города. Для рассмотрения вопроса на заседании Совета города глава администрации представляет не позднее, чем за 15 дней до заседания проект решения с сопроводительным письмом, в котором указывается должностное лицо, представляющее проект на заседание Совета.
В случае необходимости рассмотрение проекта решения в срочном порядке глава администрации вправе внести его на обсуждение депутатов в порядке, предусмотренном регламентом Совета города.
16.4. Подготовленные для рассмотрения проекты решений, справки к ним, финансово-экономическое обоснование представляется управляющему делами администрации города за 30 дней до начала заседания Совета города.
Проект решения должен иметь визы соответствующих заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений администрации, представляющих проект, исполнителей, правового отдела, финансового управления и управляющего делами.
Документы, представленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в срыве подготовки проектов решений, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
16.5. Решения, принятые на заседании Совета, направляются в администрацию города в порядке, предусмотренном регламентом Совета.
16.6. Учет и анализ критических замечаний, высказанных депутатами в адрес администрации города и ее структурных подразделений на заседании Совета, постоянных комиссий, ведется отделом организации местного самоуправления и кадровой работы, который обобщает их и направляет для принятия мер или реализации конкретных мероприятий соответствующим должностным лицам, структурным подразделениям администрации.
16.7. С целью продуктивного взаимного сотрудничества и конструктивного решения вопроса, председатели постоянных комиссий могут участвовать в работе заседания Совета администрации.
16.8. Депутат Совета, постоянная комиссия вправе обращаться с депутатским запросом к должностным лицам администрации города дать официальное разъяснение по вопросу, имеющему важное значение для социального и экономического развития города. Орган или должностное лицо, к которому обращен запрос, обязаны дать письменный ответ на запрос на заседании Совета города.
