ПРИКАЗ Минтруда РК от 05.08.1999 № 59-п
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О РАБОТЕ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ ЦЕНТРАХ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ МИНТРУДА РК ПО ВОПРОСАМ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ПО УРЕГУЛИРОВАНИЮ КОЛЛЕКТИВНЫХ ТРУДОВЫХ СПОРОВ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 5 августа 1999 г. № 59-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О РАБОТЕ С ПИСЬМЕННЫМИ
И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ
ЦЕНТРАХ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ МИНТРУДА РК ПО ВОПРОСАМ
ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ПО УРЕГУЛИРОВАНИЮ КОЛЛЕКТИВНЫХ
ТРУДОВЫХ СПОРОВ
На основании приказа Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 51 от 31 марта 1999 г. и в целях оказания практической помощи в работе по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в городских и районных центрах занятости населения Минтруда РК по вопросам занятости населения и по урегулированию коллективных трудовых споров приказываю:
утвердить прилагаемое Положение о работе с письменными и устными обращениями граждан в городских и районных центрах занятости населения Минтруда РК по вопросам занятости населения и по урегулированию коллективных трудовых споров.
Министр
О.ГВОЗДАРЕВ
Утверждено
Приказом
Министерства
труда и занятости
населения
Республики Коми
от 5 августа 1999 г. № 59-п
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАБОТЕ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ ЦЕНТРАХ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ МИНТРУДА РК ПО ВОПРОСАМ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ И ПО УРЕГУЛИРОВАНИЮ КОЛЛЕКТИВНЫХ
ТРУДОВЫХ СПОРОВ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение содержит порядок приема, регистрации, учета, рассмотрения письменных н устных обращений граждан в городских и районных центрах занятости населения РК, проведения анализа порождающих их причин и характера; осуществление контроля за сроками и качеством их исполнения.
1.2. Обращения граждан поступают в виде устных и письменных предложений, заявлений и жалоб.
1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенным приказом руководителя для этого должностного лица.
1.4. Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в городских и районных центрах занятости несут их руководители.
2. Прием, учет и регистрация обращений
2.1. Прием письменных обращений граждан возлагается на канцелярию или работника, специально назначенного для этих целей.
При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования.
Письма граждан с пометкой на конверте "лично" и адресованные общественным организациям (профсоюзной организации, Совету ветеранов и т.д.) не вскрываются, а передаются по назначению.
Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи невскрытыми для отправления адресату.
При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные при вскрытии документы подклеиваются). Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, документы о наградах и другие), а также фотографии подкалываются под скрепку после текста письма (в случае обнаружения, что отсутствует приложение или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается автору обращения).
На письма, полученные с облигациями (акциями и т.д.) и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в канцелярии или у работника, специально назначенного для этих целей, второй экземпляр акта исполнителем сдается в архив. Письмо автора и ценные бумаги направляются для рассмотрения в соответствующие отделы ЦЗН, деньги возвращаются заявителю.
Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, фамилия не указана или написана неразборчиво, на содержащие данных о месте жительства или работы (учебы) адресата, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
2.2. Учет письменных обращений граждан ведется в отделе (группе, секторе) специально уполномоченным на это лицом.
2.3. Все виды поступающих письменных обращений должны быть централизованно зарегистрированы на регистрационно - контрольных карточках (Приложение 1) в течение суток со дня их поступления.
При наличии автоматизированного учета регистрационно - контрольные карточки вводятся в базу ПЭВМ.
Перед регистрацией письма проверяется наличие обращений от данного автора в течение текущего года и предыдущих двух лет.
На каждое вновь поступившее в текущем году письмо от одного автора заводится регистрационно - контрольная карточка с указанием даты поступления.
В регистрационно - контрольной карточке указывается фамилия и инициалы автора обращения, дата поступления обращения и адрес заявителя.
2.4. При повторном поступлении к нему подбирается имеющаяся переписка.
Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
При поступлении повторного письма проводится анализ причин, побудивших автора вновь обратиться в ЦЗН.
Если поступило несколько писем одного и того же содержания и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно - контрольной карточке (2, 3 и т.д)
2.5. Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения, повторными не считаются.
Если от автора поступило несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно - контрольная карточка.
2.6. Если письмо подписано двумя или более авторами, оно считается коллективным. Коллективными являются резолюции митингов, собраний, а также письма, подписанные членами одной семьи.
2.7. Письма, поступившие из федеральных органов представительной и исполнительной власти с поручением сообщить результат их рассмотрения, берутся на "особый контроль", и на них заводится специальная контрольная карточка (Приложение 2).
3. Рассмотрение письменных обращений граждан
3.1. Все поступившие письменные обращения граждан прочитываются и определяются по принадлежности их исполнения.
3.2. Письменные обращения по вопросам, не относящимся к ведению соответствующего центра занятости населения, направляются для рассмотрения по принадлежности с обязательным уведомлением об этом автора письма.
Пересылка жалоб на рассмотрение тем лицам и организациям, действия которых обжалуются, не допускается. В этом случае рассмотрение жалобы и подготовка ответа автору производится непосредственно руководителем центра занятости населения.
3.3. Письма передаются исполнителю с отметкой об этом в регистрационно - контрольной карточке и учитываются в установленном порядке в журнале регистрации обращений или в ПЭВМ.
Проект подготовленного ответа на письменное обращение визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю.
Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.
Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного обращения является исполнитель, указанный в списке первым.
На письмо, рассматриваемое работниками нескольких отделов, заявителю направляется один ответ.
Ответы на письменные обращения подписываются руководителем ЦЗН.
Внесение каких-либо изменений и дополнений в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, не допускается.
Вопрос о передаче письма из одного отдела в другой решается руководителем ЦЗН с обязательной корректировкой в регистрационно - контрольной карточке и базе ПЭВМ.
3.4. Результаты рассмотрения письменных обращений сообщаются автору, а в необходимых случаях - в контролирующий орган.
По письменным обращениям, взятым на "особый контроль", ответ автору направляется лишь при наличии поручения контролирующего органа.
Когда данных, указанных в письменном обращении, недостаточно для внесения обоснованного решения, истребуются необходимые материалы или направляются работники на места для проверки, принимаются другие меры для объективного решения вопроса. При проверке письменных обращений с выездом на место результаты оформляются справкой.
Если просьба, изложенная в письменном обращении, не может быть разрешена положительно, то указываются мотивы и, при необходимости, автору разъясняется порядок обжалования.
Ответ должен быть своевременным, конкретным, ясным по содержанию, основанным на действующем законодательстве и охватывать все вопросы, поставленные в письменном обращении.
Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме.
В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором
письменного обращения, и докладывается руководителю.
В ответах контролирующему органу на письменные обращения, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц. На оборотной стороне первого листа ответа указывается фамилия и инициалы исполнителя и номер его телефона. При наличии специального поручения в контролирующий орган возвращается письмо автора.
3.5. Письменное обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору письменного обращения дан исчерпывающий и обоснованный ответ.
Полученные от заявителя документы возвращаются ему заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
3.6. Оформленный надлежащим образом ответ на письменное обращение вместе с имеющейся перепиской передается для отметки на регистрационно - контрольной карточке или в базе ПЭВМ, после чего отправляется адресату.
4. Работа с устными обращениями граждан
4.1. Личный прием граждан осуществляется работниками в соответствии с графиком, который доводится до сведения граждан через информационные стенды.
4.2. Запись граждан на личный прием к руководителю, как правило, осуществляется после всестороннего рассмотрения поставленных ими вопросов работниками соответствующего отдела (сектора).
4.3. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится карточка учета посетителя.
Учет материалов устных обращений и результатов приема вводится в базу ПЭВМ.
4.4. Работник, выслушав устное обращение гражданина, изучив представленные документы и материалы, дает соответствующие разъяснения.
4.5. Во время приема гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него соответствующий ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.
На письмах граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "с личного приема", затем они направляются для регистрации и рассмотрения.
5. Сроки разрешения обращений и контроль
за сроками их исполнения
5.1. Срок разрешения обращения исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.
5.2. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней. Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, не позднее 7 дней со дня регистрации (Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" от 12 апреля 1968 г. № 2534-VII, в редакции Указов Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. № 1662-X, от 2 февраля 1988 г. № 8422-XI).
Обращения, поступившие от депутатов, рассматриваются с принятием мер по их исполнению в срок до 15 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не более чем в трехдневный срок (Федеральный закон Российской Федерации от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" в редакции Федеральных законов от 12 марта 1996 года № 24-ФЗ, от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ).
5.3. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения обращения могут быть в порядке исключения продлены руководителем, но не более чем на один месяц, а обращения военнослужащих и членов их семей - не более чем на 15 дней.
О продлении срока разрешения обращения сообщается автору обращения и органу, взявшему обращение на контроль.
Обращения граждан, содержащие предложения, рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается автору обращения.
Для соблюдения установленных сроков в контрольных обращениях обязательно указывается ожидаемый срок получения ответа.
Ответы на обращения - запросы рассматриваются к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
5.4. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению данной организации, пересылаются по принадлежности, не позднее 5 дней, в соответствующие организации для решения поставленных вопросов, о чем сообщается автору обращения.
5.5. В целях сокращения сроков разрешения обращений в необходимых случаях могут быть использованы телетайп и факсимильная связь (факс).
5.6. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан осуществляется работниками, на которых возложено ведение делопроизводства, путем оперативного выяснения хода исполнения обращений, напоминаний о подготовке ответа, истребования от исполнителей причин задержки ответов.
5.7. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращений.
Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю, в контролирующий орган или списания "в дело" обращения - запроса.
6. Анализ письменных и устных обращений граждан
6.1. Работники, рассматривающие обращения, постоянно ведут отбор и накопление информации для составления аналитических материалов.
6.2. Поступающие обращения анализируются специально уполномоченным на это лицом.
Для изучения характера обращений и порождающих их причин ежеквартально проводится их анализ по следующему примерному перечню вопросов:
- общее число поступивших обращений;
- число повторных обращений;
- кому направлено (Президент Российской Федерации, Правительство РФ, Федеральное Собрание РФ, Минтруд России, Минтруд РК, средства массовой информации и т.д.);
- характер обращения (предложение, заявление, жалоба);
- причина повторного обращения (несогласие с принятым решением, неполный ответ, задержка исполнения и т.д.);
- категория заявителя (пенсионер, работающий, безработный, учащийся и т.д.);
- содержание обращения;
- результаты рассмотрения обращения (разъяснено, направлено на рассмотрение, взято на контроль, списано в дело);
- сроки рассмотрения письменного обращения (до 5 дней, до 15 дней, до 1 месяца, свыше 1 месяца с разрешения). Особо рассматриваются случаи безосновательной задержки исполнения обращения.
При анализе обращений особое внимание должно быть обращено на те жалобы, по которым были восстановлены нарушенные права и законные интересы граждан, а также выявлены недостатки в деятельности центров занятости или отдельных должностных лиц.
6.3. Для контрольно - справочной и аналитической работы ответы на обращения граждан шифруются исполнителем на аналитической карточке.
6.4. На основании результатов анализа разрабатываются мероприятия по устранению причин, порождающих обращения граждан.
6.5. Обращения граждан, содержащие предложения, направленные на совершенствование действующего законодательства, систематически обобщаются. По наиболее актуальным и остро стоящим проблемам оперативная информация представляется в Министерство труда и занятости населения РК.
7. Хранение дел
7.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются исполнителем работнику, ведущему делопроизводство, для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя не производится.
7.2. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан и неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
7.3. Срок хранения обращений граждан и материалов по ним составляет 5 лет.
По истечении срока хранения переписки дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
Приложение № 1
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ
И ЖАЛОБ ГРАЖДАН
лицевая сторона
_____________________________________________________________
Контрольные
Ф.И.О., адрес, телефон ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Предыдущие обращения от ____________№ ____ от_________№ _____
Вид документа ______________________ на _____________ л. ____
Автор, дата, индекс сопровод. письма ________________________
__________________________________________________________________
Дата, индекс поступления ____________________________________
__________________________________________________________________
Краткое содержание __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ответственный исполнитель ___________________________________
__________________________________________________________________
Резолюция ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Автор резолюции _____________________________________________
__________________________________________________________________
Срок исполнения _____________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Дата, индекс исполнения (ответа) ________________________________
_________________________________________________________________
Адресат _________________________________________________________
Содержание ______________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
С контроля снял _________________________________________________
Дело № ____________ Том № ________ Подпись контролера ___________
Приложение № 2
лицевая сторона
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Корреспондент¦
+-----------------------T-----------------T----------------------+
¦Дата поступления и ¦ Дата и индекс ¦Срок продлен ¦
¦индекс документа ¦ документа +----------------------+
¦ ¦ ¦Срок исполнения ¦
L-----------------------+-----------------+-----------------------
Краткое содержание ______________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Резолюция или кому направлен документ ___________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Отметка об исполнении документа _________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
оборотная сторона
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Отметка о передаче на исполнение ¦
+------------------------T--------------------T------------------+
¦ Дата передачи или ¦ фамилия и инициалы ¦ что поручено ¦
¦ направления ¦ исполнителя ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------+--------------------+-------------------
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Даты напоминаний ________________________________________________
Дата поступления ответа _________________________________________
Дата и кем снято с контроля _____________________________________
-------------------------------T-----------------T---------------¬
¦Отметка архива: фонд № _______¦Опись № ________ ¦ Дело № _______¦
L------------------------------+-----------------+----------------
