Законодательство
Республики Коми

Воркутинский р-н
Вуктыльский р-н
Ижемский р-н
Интинский р-н
Княжпогостский р-н
Койгородский р-н
Коми республика
Корткеросский р-н
Печорский р-н
Прилузский р-н
Сосногорский р-н
Сыктывдинский р-н
Сыктывкар
Сысольский р-н
Удорский р-н
Усинский р-н
Усть-Вымский р-н
Усть-Куломский р-н
Усть-Цилемский р-н
Ухтинский р-н

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления







ПРИКАЗ Министерства по делам национальностей РК от 20.02.1997 № 24-ОД
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ"

Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено


--> примечание.
Фактически утратил силу в связи с изданием Постановления Правительства РК от 02.04.2003 № 47, в соответствии с которым Министерство по делам национальностей РК реорганизовано в форме слияния с Министерством культуры РК с образованием на их базе Министерства культуры и национальной политики РК.



МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ

ПРИКАЗ
от 20 февраля 1997 г. № 24-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ
МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ
НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

Приказываю:
1. Утвердить Регламент работы Министерства по делам национальностей Республики Коми (прилагается).
2. Контроль за соблюдением Регламента работы аппарата возложить на первого заместителя министра Рожкина Е.Н.

Министр
по делам национальностей
Республики Коми
А.КОНЮХОВ





Утвержден
Приказом
Министра
по делам национальностей
Республики Коми
от 20 февраля 1997 г. № 24-ОД

РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АППАРАТА МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ
НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Министерство по делам национальностей Республики Коми является республиканским органом исполнительной власти, осуществляющим политику в сфере национального развития и межнациональных отношений.
1.2. Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательными и нормативными актами Российской Федерации, Республики Коми, Конституцией Республики Коми, Указами и Распоряжениями Главы Республики Коми, Положением о Министерстве по делам национальностей Республики Коми. Министерство подотчетно в своей деятельности Главе Республики Коми. Министерство и его коллеги организуют свою деятельность в соответствии с Положением о Министерстве по делам национальностей Республики Коми, утвержденным Указом Главы Республики Коми, настоящим Регламентом.
1.3. Деятельность Министерства по делам национальностей Республики Коми возглавляет министр, назначенный Главой Республики Коми. Министр имеет первого заместителя и заместителя.
1.4. В министерстве образуется Коллегия в составе министра (председателя Коллегии), заместителей министра, начальников отделов, руководящих работников соответствующих министерств и ведомств Республики Коми, научных учреждений, руководителей национально - культурных обществ и объединений, Комитета возрождения коми народа. Члены Коллегии утверждаются Главой Республики Коми по предложению министра. Коллегия рассматривает важнейшие вопросы деятельности министерства, заседает не менее одного раза в квартал, решения Коллегии оформляются постановлениями, подписанными министром.
1.5. Министр несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на министерство, руководит деятельностью Коллегии.
1.6. При Министерстве по делам национальностей Республики Коми образуется Консультативный совет по делам национально - культурных автономий, действующий в соответствии с федеральным законодательством, Законом Республики Коми "О национально - культурной автономии", Положением о совете.

2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ МИНИСТРОМ ПО ДЕЛАМ
НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ

2.1. Министр по делам национальностей, первый заместитель, заместитель министра назначаются в соответствии с Конституцией Республики Коми Главой Республики Коми.
2.2. Министр:
- несет персональную ответственность за выполнение возложенных на министерство задач;
- осуществляет общее руководство деятельностью министерства;
- проводит заседания Коллегии министерства, издает и подписывает постановления, распоряжения, имеющие нормативный характер на территории Республики Коми;
- вносит в установленном порядке на рассмотрение проекты законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми;
- определяет должностные обязанности своих заместителей и руководителей структурных подразделений министерства;
- утверждает положение об отделах министерства, должностные инструкции, структуру, штатное расписание работников аппарата министерства;
- в пределах своей компетенции издает приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения всеми государственными служащими министерства;
- назначает на должность и освобождает от должности работников министерства;
- представляет в установленном порядке особо отличившихся работников к присвоению почетных званий и государственным наградам;
- ведет личный прием граждан;
- представляет министерство во взаимоотношениях с органами государственной власти и управления, органами местного самоуправления Российской Федерации, Республики Коми;
- осуществляет иные полномочия, связанные с деятельностью министерства.
2.3. Заместители министра координируют работу отделов, замещают министра в его отсутствие, решают другие вопросы внутреннего распорядка согласно распределению обязанностей между ними в соответствии с настоящим Регламентом, должностной инструкцией.

3. РАСПОРЯДОК РАБОЧЕГО ДНЯ

3.1. Рабочий день в министерстве начинается в 8.45 часов и заканчивается в 18.00 часов, в пятницу - с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 (для женщин: с 8.45 до 17.00, в пятницу с 9.00 до 17.00).
3.2. В каждый понедельник с 10.00 часов министром, а в его отсутствие первым заместителем министра проводится планерка с участием заместителей министра и начальников отделов министерства. Еженедельные планерки по курируемым вопросам со своими сотрудниками могут проводить заместители министра. Общая планерка всех ответственных работников министерства проводится 1 раз в месяц в первый понедельник с 10 часов. С информацией о своей работе выступают заместители министра и начальники отделов, каждому из них отводится до 10 минут для плановых информаций по контролю и проверке исполнения Указов Президента Российской Федерации, Постановлений Правительства Российской Федерации, Указов, Распоряжений Главы Республики Коми и Постановлений Государственного Совета Республики Коми. Для информирования сотрудников министерства о ходе выполнения плана работы министерства предоставляется 15 минут.
3.3. Для обсуждения текущих вопросов министр, его заместители, начальники отделов проводят оперативные совещания, дата и время устанавливаются соответственно ими же. Приглашаемые лица заблаговременно извещаются о повестке дня совещания.
3.4. В течение рабочего дня заместители министра, начальники отделов контролируют соблюдение режима работы и обеспечивают плодотворную, добросовестную работу каждого работника в соответствии с их должностными инструкциями. Ведущим специалистом по кадрам ведется журнал учета рабочего времени сотрудников министерства.
3.5. Об уходе с рабочего места по выполнению служебных обязанностей служащие министерства предупреждают начальника отдела, заместителя министра или ведущего специалиста по делопроизводству, который заносит эти сведения в журнал. При необходимости заместители министра согласовывают свой уход с министром.

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА

4.1. Министерство осуществляет свою деятельность на основе годового и квартального планов. Годовой план определяет главные направления деятельности министерства, его отделов.
4.2. Годовой план работы Министерства разрабатывается на основании предложений заместителей министра и планов работы отделов.
4.3. Отделы за 25 дней до конца текущего года предоставляют согласованные с соответствующими заместителями министра годовые планы работы. Проект плана работы готовит первый заместитель министра и вносит на утверждение министра.
4.4. Исходя из годового, составляются квартальные планы работы. Отделы министерства не позднее, чем за 20 дней до окончания текущего квартала, предоставляют свои предложения первому заместителю министра, он обобщает предложения и готовит проект плана министерства на утверждение министра, но не позднее, чем за 15 дней до наступления квартала. В планах работы отдельно выделяются вопросы, подлежащие согласованию с Главой Республики Коми и Государственным Советом Республики Коми.
4.5. Контроль за выполнением плана работы министерства ведет первый заместитель министра, планов отделов - заместители министра, курирующие эти отделы. Первый зам. министра по итогам каждого месяца информирует на планерках о ходе выполнения плана.

5. ПОРЯДОК ВЫЕЗДА СОТРУДНИКОВ МИНИСТЕРСТВА В
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

5.1. Командировки в районы и города сотрудников министерства по плану работы отделов разрешаются министром, а в его отсутствие - заместителями. По итогам командировок составляются письменные отчеты. Результаты докладываются на планерках.
5.2. Выезд сотрудников министерства за пределы республики осуществляется только с разрешения министра.
5.3. В целях повышения эффективности командировок начальники отделов проводят ежеквартальный анализ командировок и вносят руководству министерства соответствующие предложения.

6. ПОРЯДОК ПРИЕМА НА РАБОТУ, УВОЛЬНЕНИЯ И
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ МИНИСТЕРСТВА

6.1. Заявления о приеме на работу и увольнения с работы работников аппарата министерства визируются заместителями министра, начальниками отделов. Проект приказа готовится начальником соответствующего отдела, проходит правовую экспертизу и подписывается министром. В исключительных случаях приказ подписывается по согласованию с министром первым заместителем министра.
6.2. График отпусков работников аппарата на год составляется в декабре и концентрируется у ведущего специалиста по кадровой работе, который вносит его на утверждение министра. Заявления о предоставлении отпусков визируются заместителями министра, начальниками отделов.
6.3. Отпуска работникам министерства предоставляются в соответствии с действующими законодательными и другими нормативными правовыми актами.

7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ИЗДАНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ МИНИСТРА

7.1. Все распоряжения, приказы, принимаемые (издаваемые) министром, подлежат обязательному документальному оформлению и признаются официальными документами министерства.
Решения министра, принимаемые по вопросам текущей деятельности, могут даваться в виде устных распоряжений.
7.2. Подготовка проекта официальных документов включает:
- поручения министра, данные в виде устного или письменного указания о подготовке проекта официального документа;
- определение министром, либо лицом, которому поручена подготовка официального документа, организаций, учреждений, предприятий, должностных лиц, привлекаемых для участия в подготовке проекта документа, его экспертизы и согласования;
- согласование (получение виз) доработанного проекта официального документа с необходимыми органами, организациями и должностными лицами;
- обязательное визирование доработанного проекта официального документа начальниками соответствующих отделов, заместителем министра;
- правовая экспертиза подготовленного документа.
При подготовке официального документа заместителями министра соблюдение процедуры оформления проекта является обязательным. Невизированные проекты официальных документов министром не подписываются. Особое мнение к проекту официального документа заместителей министра, начальников отделов излагается в виде отдельной записки.
7.3. По запрашиваемым вышестоящими органами, министерствами и ведомствами официальным документам ответы подписываются министром, а в его отсутствие - его заместителями.
Все документы должны быть составлены грамотно, сжато и оформлены с соблюдением инструкций, методических рекомендаций по делопроизводству. За каждый исходящий документ лицо, подписавшее его, несет персональную ответственность.
Примечание. Подготовка и внесение проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, государственных целевых программ, относящихся к ведению министерства, проводятся в соответствии с порядком, определенным правовыми нормативными актами Главы Республики Коми.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1. В аппарате министерства устанавливается четкая и стройная система контроля и проверки исполнения. Общее руководство за контролем осуществляет министр. Организация контроля исполнения должна обеспечить своевременное и качественное исполнение документов.
8.2. Заместители министра, начальники отделов несут персональную ответственность за состояние контроля внутри своих подразделений согласно должностным инструкциям и распределению обязанностей.
8.3. На контроль берутся Законы Российской Федерации и Республики Коми, Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации и Главы Республики Коми, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, касающиеся вопросов национальной политики, Постановления Министерства Российской Федерации по делам национальностей и федеративным отношениям, Постановления коллегии Министерства, распоряжения и приказы министра, требующие длительного решения или принятия конкретных мер.
8.4. Ведение делопроизводства по контролю и проверке исполнения документов возлагается на ведущих специалистов.
Специалист по кадрам формирует картотеку поставленных на длительный контроль документов, оформляет по ним контрольные папки и передает их сотрудникам аппарата, проверяет регулярно ход исполнения документов сотрудниками, систематизацию накопительных материалов, записывает в карточке результаты исполнения, докладывает на планерках о результатах деятельности отделов по организации контроля, получает информацию, необходимые документы от исполнителей, совместно с начальниками отделов готовит материалы на снятие документов с контроля, снимает по указанию министра документы с контроля, формирует картотеку исполненных документов, обеспечивает хранение и сохранность поступающих и находящихся в министерстве документов.
Специалист по документообороту регистрирует поступившие документы, передает ведущему специалисту по кадрам документы, требующие длительного контроля, формирует картотеку контролируемых текущих документов, направляет карточки исполнителям, напоминает исполнителям о сроках исполнения, получает информацию о ходе и результатах исполнения, записывает ход и результат исполнения в карточке контролируемого документа, регулярно информирует руководителя о состоянии и результатах исполнения, сообщает на оперативных планерках о ходе и результатах исполнения документов, отмечает в карточках сведения об исполнении документов. В осуществлении контрольной деятельности ведущие специалисты руководствуются положениями, инструкциями, нормативными, методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления, поступившими с органов государственной власти и управления Российской Федерации, Республики Коми.
8.5. Все документы в день поступления регистрируются в специальном журнале (или электронным способом) ведущим специалистом по документообороту и передаются на визирование министру, а в отсутствие министра - его первому заместителю, заместителю. После наложения резолюции специалист по документообороту направляет копии документов исполнителям с соответствующей пометкой. Оригиналы передаются для хранения специалисту по работе с кадрами. Взятие документа на контроль отражается в наложенной резолюции.
8.6. Ведущий специалист по документообороту знакомит в течение 3 дней сотрудников аппарата министерства с документами, сотрудники ставят на документах дату и подпись об ознакомлении.
8.7. На взятых на длительный контроль документах в верхнем правом поле проставляется штамп "Контроль", и на каждый такой документ ведущим специалистом по работе с кадрами заводится контрольная карточка, контрольная папка, которая затем передается конкретному исполнителю. В контрольной папке должны концентрироваться следующие документы:
- контрольная карточка,
- оригинал документа,
- копии всех ответов, отчетов, информации, других справочных материалов,
- окончательная справка об исполнении.
Первый экземпляр контрольной карточки, поступивший экземпляр документа остается у ведущего специалиста по кадрам, второй вместе с контрольной папкой и копией контрольного документа передается исполнителю. Контрольный документ может быть размножен, если поручения министра касаются нескольких исполнителей. Ведущий специалист по работе с кадрами в тот же день передает исполнителям контрольные папки, копии контрольного документа с экземплярами контрольной карточки.
8.8. В отделах исполнители контрольного документа в течение установленного министром, а в его отсутствие первым заместителем, сроков работают над документом, запрашивают информации, справки, выезжают с проверками, оформляют акты проверок, получают итоговые сведения, составляют итоговые справки. После исполнения документа исполнители, начальники отделов заполняют контрольную карточку с указанием даты исполнения, краткого содержания проведенной работы и с приложением итоговой справки или другого документа, передают ведущему специалисту по работе с кадрами. Он заполняет основной экземпляр контрольной карточки с отметкой о том, когда и кем исполнен документ. В случае нарушения срока рассмотрения документа в контрольной карточке делается запись, кем и по какой причине просрочен срок исполнения документа.
8.9. Срок рассмотрения контролируемого документа, требующего длительного рассмотрения и дополнительного изучения, или проверки, по просьбе исполнителей может быть продлен министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра в соответствии с типовыми сроками по согласованию с органом государственной власти и управления, откуда поступил документ. Об изменении срока рассмотрения и исполнения документа ведущий специалист по работе с кадрами, по документообороту делает отметку в контрольной карточке.
8.10. Документы, требующие рассмотрения или согласования в других учреждениях, организациях, министерствах и ведомствах, направляются им, возвращаются в министерство в соответствии с типовыми сроками исполнения документов. Срок согласования по проектам законов Республики Коми, указов, распоряжений Главы Республики Коми не должен превышать трех дней со дня поступления документа в министерства и ведомства.
8.11. На документах, исполняемых в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делает отметку о том, когда и кем решен вопрос и заверяет подписью.
8.12. Передача документов, стоящих на контроле, из одного отдела в другой отдел, от одного исполнителя к другому производится по согласованию между отделами и с санкции министра или заместителя министра. При этом ставятся в известность ведущие специалисты, занимающиеся вопросами контроля и исполнения документов.
8.13. При уходе исполнителя в отпуск, выбытии в длительную командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя соответствующего отдела передаются другому работнику. Ведущие специалисты ставятся в известность о передаче документа.
8.14. Результаты исполнения находящихся на длительном контроле документов один раз в месяц обобщаются специалистом по работе с кадрами к 1 числу каждого месяца и представляются министру, а в его отсутствие заместителю министра. На планерках регулярно ведущий специалист по кадрам информирует сотрудников о состоянии дел по контролю.
8.15. Все исходящие документы министерства печатаются на бланках установленного образца и в количестве, установленном подписывающим лицом.
8.16. Все документы, направляемые в вышестоящие органы по их запросам, подписываются министром, а в его отсутствие первым заместителем или заместителем. Остальные деловые документы могут подписываться заместителями министра.
8.17. После подписания исходящие документы министерства регистрируются в журнале ведущим специалистом по документообороту. Факт отправки ответного документа регистрируется в контрольной карточке поступившего документа. Копии всех исходящих документов хранятся в специальном кабинете. Контрольные карточки на документы могут оформляться в электронном виде.
8.18. Исходящие документы должны быть обработаны специалистом по документообороту и направлены в тот же день.
8.19. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а поступивших с других организаций - с даты их поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, Республики Коми. Индивидуальные сроки устанавливаются министром. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции министра. Приостановить исполнение документов, а также отменить их имеет право вышестоящий орган государственной власти и управления, откуда поступил документ. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщений результатов заинтересованным органом и лицом или другого документированного подтверждения исполнения.

9. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН И
МАТЕРИАЛОВ ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ПЕЧАТИ, ПРИЕМ ГРАЖДАН

9.1. Все письма, заявления и жалобы граждан, материалы периодической печати, поступающие в Министерство, независимо от того, кому они адресованы, регистрируются специалистом по документообороту. На каждое письменное обращение граждан ведущим специалистом, занимающимся документооборотом, заполняется регистрационная карточка и заводится учетное дело. После регистрации письма, заявления, жалобы передаются на визирование министру, а в его отсутствие заместителям.
9.2. Министр с учетом важности и сложности поставленных в письменных обращениях граждан вопросов определяет, кому передать их на исполнение.
После наложения резолюции министром, заместителями министра, письма, заявления и жалобы передаются исполнителю ведущим специалистом по документообороту.
Не допускается направление писем на рассмотрение тем работникам, действия которых обжалуются.
9.3. Письма, заявления и жалобы граждан, поступившие через вышестоящие органы с конкретным поручением разобраться по существу вопроса и предоставить в данный орган соответствующую информацию, ставятся на контроль. На письмах, заявлениях и жалобах, поставленных на контроль, на правом поле первой страницы проставляется штамп "Контроль", составляется регистрационная карточка в двух экземплярах, одна из которой оставляется на документе.
9.4. Ответы по письмам, заявлениям, жалобам граждан, не требующим дополнительного изучения и проверки, даются в срок до 15 дней со дня поступления обращения. Ответы по письмам, заявлениям, жалобам граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, даются в срок до одного месяца со дня их поступления.
Письменные обращения граждан, поступившие через вышестоящие органы и взятые на контроль, рассматриваются в указанные на сопроводительных документах сроки в безотлагательном порядке.
В исключительных случаях рассмотрение писем, заявлений и жалоб по аргументированному предложению исполнителя, по решению министра или его замещающего продлевается на срок не более трех месяцев, о чем министр или его заместители сообщают автору обращения. О необходимости продления срока рассмотрения документа исполнитель ставит в известность министра, а в его отсутствие заместителя за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения. О причинах продления срока рассмотрения письма, заявления или жалобы заявитель извещается в тот же день.
Если поднятые в письмах, заявлениях и жалобах вопросы не входят в компетенцию министерства, то они в 3-дневный срок направляются органу или должностному лицу, в компетенцию которого входит разрешение поставленных вопросов, о чем извещается заявитель.
9.5. Руководители отделов несут персональную ответственность за рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан в точном соответствии с действующим законодательством. Они обязаны:
- внимательно разобраться в существе вопроса, по необходимости затребовать дополнительные материалы, направлять сотрудников отделов на места для проверки и принятия мер;
- выносить обоснованные решения и организовать их исполнение;
- сообщить гражданам и органам печати о принятых мерах, в случае отклонения просьбы аргументированно указывать мотивы.
Подготовленный сотрудниками министерства ответ по письмам, жалобам, заявлением граждан должен быть грамотным, конкретным и аргументированным, формальная отписка не допускается.
9.6. Начальники отделов проверяют аргументированность ответов, и в случае обнаружения фактов поверхностного, формального подхода в рассмотрении обращений граждан и неграмотного их оформления возвращают документ ответственным исполнителям на доработку. Доработанный исполнителями документ в тот же день передается министру на подпись.
9.7. Ответ заявителю подписывают министр или первый заместитель министра, заместитель министра при наличии визы исполнителей.
Подписанные ответ или письмо передаются ведущему специалисту по документообороту для отправки авторам обращений. Ведущий специалист по документообороту на основании подготовленного ответа заполняет карточки, отмечает дату исполнения документа и снимает его с контроля.
9.8. Прием граждан по личным вопросам.
Министр, заместители министра согласно установленному графику (каждый понедельник недели) проводят прием граждан по личным вопросам. Начальники отделов, сотрудники отделов принимают граждан по мере обращения к ним ежедневно в течение рабочего дня.
9.9. Прием граждан по личным вопросам министром, его заместителями регулирует ведущий специалист по документообороту с учетом характера вопроса и согласно распределению обязанностей между руководством министерства. Ведущий специалист заполняет карточку личного приема граждан, или заводит специальный журнал по приему граждан, или ведет электронную регистрацию.
Министр, его заместители после приема на карточке личного приема записывают результат рассмотрения или ставят решение вопроса на контроль, привлекают при необходимости специалистов для решения возникших проблем.
Заместители министра ведут учет приема граждан в специальном журнале или на карточках. Специалист по документообороту на основании карточек личного приема граждан и записей в журналах составляет анализ приема граждан за истекший месяц и передает первому заместителю министра.
9.10. Первый заместитель министра к 1 числу каждого месяца составляет анализ работы по приему граждан по личным вопросам за истекший месяц и делает устную информацию на первой планерке месяца.
9.11. Контрольные карточки и карточки личного приема могут вестись в электронном виде.

10. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

10.1 Служебные документы, как правило, набираются на компьютере самим исполнителем, они также могут быть подготовлены в виде рукописи. Порядок набора определяется начальниками отделов. Служебные документы, подготовленные для печатания, должны быть написаны разборчиво, грамотно и тщательно отредактированы.
10.2. В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, а внизу слева последней страницы или на обратной стороне листа - фамилию, дату сдачи материала и номер телефона.
10.3. На последней странице готового документа (внизу слева) указывается исполнитель и его телефон.
10.4. В зависимости от тиража документа выбирается способ его размножения. На множительной технике размножаются только многотиражные документы. К множительной технике допускаются лица, определяемые приказом министра, и уполномоченные лица. Все они обязаны пройти инструктаж по технике безопасности.
10.5. Документы, не подписанные на то уполномоченным лицом, не размножаются. К уполномоченным лицам относятся министр, его заместители и начальники отделов. Допускается размножение текстов законов, инструкций, рекомендаций, необходимых для деятельности специалистов, по обращению специалистов.
10.6. Документы, не относящиеся к служебной деятельности министерства, к размножению не принимаются.

11. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ,
ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВНЫЕ ОРГАНЫ
И УЧРЕЖДЕНИЯ В РЕСПУБЛИКЕ КОМИ

11.1 В целях единой системы формирования дел министерства составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура является классифицированным справочником и используется при построении информационно - поисковой системы.
11.2. Отделы министерства уточняют и пересматривают номенклатуру дел отдела, передают ее до 1 декабря текущего года ведущему специалисту по кадрам.
11.3. Ведущий специалист по кадрам составляет на основе номенклатур дел отделов номенклатуру дел министерства, печатает необходимое количество экземпляров номенклатуры дел, предварительно согласовывает ее с архивными органами, учреждениями в Республике Коми, куда документы поступают на государственное хранение, затем передает на утверждение министру.
11.4. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры министерства, но не реже одного раза в пять лет. Номенклатура дел ежегодно уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается министром и вводится в действие с 1 января следующего года.
11.5. В течение года в утвержденную номенклатуру дел ведущий специалист по кадрам вносит сведения о заведении дел и т.д. По окончании года ведущий специалист по кадрам вносит итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.
11.6. Руководители отделов, ведущий специалист по кадрам, документообороту обеспечивают отбор, учет, временное хранение, сохранность, качество обработки, использования документов постоянного срока хранения, образующихся в процессе деятельности министерства, своевременную подготовку, передачу документов на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с государственными стандартами, с соблюдением норм Закона Республики Коми "Об Архивном фонде Республики Коми и архивах", правилами, инструкциями Государственной архивной службы России, нормативными и методическими документами архивных органов и учреждений в Республике Коми.
11.7. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет остаются у ведущего специалиста по кадрам для справочной работы, а затем сдаются в государственные архивные учреждения Республики Коми.
11.8. За формирование дел, подготовку документов к сдаче в архивные учреждения несет персональную ответственность ведущий специалист по кадрам. Ведущий специалист формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, проводит экспертизу ценности документов, оформляет с привлечением сотрудников отдела дела, составляет описи дел в соответствии с установленными стандартами, составляет акты о выделении к уничтожению документов и дел, согласовывает все действия с архивными органами и учреждениями, приглашает их сотрудников для оказания методической помощи.

12. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ
ОТДЕЛАХ МИНИСТЕРСТВА, ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

12.1. Положение об отделе - это правовой документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения министерства.
Должностные инструкции определяют место и деятельность каждого служащего министерства, обеспечивают возможность индивидуализации содержания.
12.2. Положение об отделе, должностные инструкции разрабатываются в соответствии с методическими рекомендациями Администрации Главы Республики Коми от 15.12.96 г. № 1299-03-05 "Порядок разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников органов государственного управления Республики Коми", законодательными, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми с учетом специфики деятельности министерства.
12.3. Положения об отделах министерства разрабатываются начальниками отделов, заместителем министра, утверждаются министром после визирования первым заместителем министра, заместителем министра, курирующим деятельность отделов.
12.4. Должностные инструкции работников аппарата министерства разрабатываются руководителем отдела с привлечением специалистов отделов.
12.5. Начальники отделов, заместители министра лично разрабатывают свои должностные инструкции.
12.6. Должностные инструкции начальников отделов подписываются первым заместителем министра, заместителем министра и утверждаются министром; должностные инструкции первого заместителя министра, заместителя министра подписываются и утверждаются министром.
Должностные инструкции сотрудников отделов министерства подписываются начальниками отделов, заместителем министра, утверждаются министром.
12.7. Должностные инструкции проходят правовую экспертизу.
12.8. Об утверждении Положений об отделах, должностных инструкций издается приказ министра.
12.9. Государственные служащие аппарата министерства знакомятся с должностными инструкциями при приеме на работу, при внесении изменений и дополнений в инструкцию. Подпись государственного служащего об ознакомлении с должностной инструкцией ставится на последней странице документа.


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru